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Lorsque vous vous \u00e9tendez sur un nouveau march\u00e9, il est judicieux de v\u00e9rifier que les politiques de tenue de dossiers de votre entreprise sont conformes \u00e0 la loi locale.<\/p>\n
Combien de temps les employeurs doivent-ils conserver les dossiers des employ\u00e9s aux \u00c9tats-Unis? C\u2019est l\u2019une des questions les plus courantes pour les employeurs qui entrent sur le march\u00e9 am\u00e9ricain<\/a>. La r\u00e9ponse d\u00e9pend, en quelque sorte, des dossiers dont on parle. <\/p>\n La r\u00e9ponse simple \u00e0 cette question est que vous devriez conserver les dossiers des employ\u00e9s aussi longtemps que la loi l\u2019exige.<\/p>\n Certains employeurs peuvent choisir de conserver les dossiers des employ\u00e9s plus longtemps que le minimum pr\u00e9vu par la loi. Assurez-vous de ne pas enfreindre la loi en faisant cela. De nouvelles lois sur les donn\u00e9es, similaires au R\u00e8glement g\u00e9n\u00e9ral sur la protection des donn\u00e9es<\/a> dans l\u2019UE, pourraient affecter la dur\u00e9e maximale pendant laquelle vous pouvez conserver des dossiers. <\/p>\n D\u2019autres employeurs veulent se d\u00e9barrasser des dossiers le plus rapidement possible. Si vous gardez des dossiers papier, ils pourraient encombrer le bureau. M\u00eame les fichiers num\u00e9riques prennent de la place de stockage sur vos disques durs. <\/p>\n Que disent pr\u00e9cis\u00e9ment les lois am\u00e9ricaines concernant la conservation des dossiers des employ\u00e9s? Pour la paie, la dur\u00e9e minimale est de trois ans. Cela inclut les employ\u00e9s qui ont mis fin \u00e0 leur emploi chez vous. <\/p>\n Les dossiers d\u2019embauche doivent \u00eatre conserv\u00e9s pendant au moins un an apr\u00e8s avoir fait une offre d\u2019emploi. Si vous effectuez des tests de d\u00e9pistage de drogues pendant le processus d\u2019embauche ou \u00e0 tout autre moment de votre emploi, vous devrez conserver les dossiers du test pendant au moins un an. <\/p>\n Combien de temps les employeurs doivent-ils conserver les dossiers des employ\u00e9s concernant d\u2019autres \u00e9v\u00e9nements, comme les avantages sociaux ou les demandes de cong\u00e9?<\/p>\n Vous devrez conserver les dossiers des prestations et des r\u00e9gimes de retraite deux fois plus longtemps que les dossiers de paie. La dur\u00e9e minimale n\u00e9cessaire pour conserver ces documents est de six ans. <\/p>\n Si un employ\u00e9 fait une demande en vertu de la Family Medical Leave Act (FMLA), vous devez conserver les dossiers pendant trois ans. Vous devez garder la trace \u00e9crite m\u00eame lorsque vous refusez la demande. Documentez toujours soigneusement les feuilles utilis\u00e9es de fa\u00e7on intermittente. <\/p>\n Le formulaire I-9 devrait \u00eatre conserv\u00e9 pendant trois ans apr\u00e8s l\u2019embauche d\u2019un employ\u00e9, ou jusqu\u2019\u00e0 un an apr\u00e8s qu\u2019il ait mis fin \u00e0 son emploi avec vous. Essayez de garder ce formulaire s\u00e9par\u00e9 de vos dossiers personnels. <\/p>\n En vertu de la Loi sur les normes \u00e9quitables du travail, vous devrez \u00e9galement conserver les conventions collectives et les \u00e9valuations de rendement. Celles-ci doivent \u00eatre maintenues pendant deux ans apr\u00e8s la d\u00e9mission d\u2019un employ\u00e9. <\/p>\n La plupart des lois sur la tenue des registres sont f\u00e9d\u00e9rales, mais chaque \u00c9tat peut aussi appliquer ses propres r\u00e8glements. Par exemple, au Texas, il se peut que vous deviez conserver des registres de salaire et d\u2019informations fiscales pendant jusqu\u2019\u00e0 quatre ans. <\/p>\n Vous voudrez examiner vos obligations de tenue de dossiers selon la loi provinciale.<\/p>\n D\u2019autres lois peuvent aussi affecter la tenue des dossiers. Par exemple, la Commission am\u00e9ricaine pour l\u2019\u00e9galit\u00e9 des chances en mati\u00e8re d\u2019emploi<\/a> (EEOC) exige que les employeurs conservent tous les dossiers d\u2019emploi pendant au moins un an apr\u00e8s la d\u00e9mission de l\u2019employ\u00e9. <\/p>\n Si vous respectez les r\u00e8gles concernant la paie et les dossiers FMLA, vous devriez respecter cette exigence. Vous voudrez peut-\u00eatre v\u00e9rifier la liste des dossiers que l\u2019EEOC dit que vous devez garder sous la main. <\/p>\n Un autre excellent exemple est le d\u00e9pistage de drogues. Certains tests de d\u00e9pistage de drogues rel\u00e8vent des r\u00e8gles habituelles pour la tenue des dossiers du personnel. Cependant, si le poste est li\u00e9 au transport, vous devez conserver ces dossiers pendant cinq ans afin de respecter les r\u00e8glements du D\u00e9partement des Transports. <\/p>\n Comme vous pouvez le voir, il n\u2019y a pas de r\u00e9ponse unique \u00e0 la question : \u00ab Combien de temps les employeurs devraient-ils conserver les dossiers des employ\u00e9s? \u00bb Cela d\u00e9pend du dossier, de la loi et de bien d\u2019autres facteurs. Si vous n\u2019\u00eates pas certain, vous pouvez toujours demander de l\u2019aide \u00e0 un organisme professionnel d\u2019employeurs (PEO).<\/a> <\/p>\nCombien de temps les employeurs devraient-ils conserver les dossiers des employ\u00e9s?<\/h2>\n
Autres p\u00e9riodes de tenue de registres<\/h2>\n
Autres lois \u00e0 conna\u00eetre<\/h2>\n
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