Traiter la paie n’est pas vraiment facile. Bien que cela semble simple en théorie, il y a beaucoup de nuances et de règles à suivre. Faire effectuer la paie et s’assurer que vous êtes conforme dans votre pays d’origine peut parfois être une tâche pour votre équipe.
Que se passe-t-il quand on ajoute le traitement de la paie canadienne à l’équation? Il y a de fortes chances que votre équipe trébuche, surtout sur ces six incidents courants.
1. Défaut de remise à temps
L’un des aspects les plus difficiles de la gestion de la paie, qu’elle soit canadienne ou non, est de la soumettre à temps. Vous devez payer vos employés de façon régulière, ce qui signifie effectuer la paie selon un horaire régulier. Pour certains employeurs, c’est une fois par mois. Pour d’autres, ça peut être hebdomadaire ou bihebdomadaire.
Cela signifie aussi que vous devez retenir les déductions de paie, comme l’assurance-emploi (EI) et le CPP. Ces fonds sont ensuite envoyés à l’Agence du revenu du Canada.
L’ARC déterminera le calendrier selon lequel vous devez les payer. Si vous envoyez vos paiements en retard ou pas du tout, vous pourriez être soumis à une pénalité.
2. Un manque de tenue de dossiers
La prochaine erreur la plus courante des employeurs lors du traitement de la paie canadienne est de ne pas tenir de bons dossiers.
Il y a des règles au Canada concernant les dossiers que vous devrez conserver. Si l’ARC décide de vous auditer, ces dossiers seront demandés.
Ne pas respecter la lettre de la loi peut en fait être une affaire criminelle au Canada. Tu pourrais être accusé. Dans la plupart des cas, vous devrez payer une pénalité.
La solution simple est, bien sûr, de tenir ces dossiers.
3. Confusion concernant les prestations imposables et non imposables
Les règles concernant les prestations imposables et non imposables au Canada ont évolué au cours des dernières années, ce qui a créé une certaine confusion pour les employeurs. Si vous offrez une assurance maladie, est-ce que cela est soumis à l’impôt sur le revenu? Qu’en est-il si vous offrez des cartes-cadeaux ou un remboursement pour le kilométrage?
Il est important de trier les avantages imposables et non imposables, car ces montants peuvent influencer le montant que vous devez retenir et remettre à l’ARC. Si vous versez des montants incorrects, vous pourriez recevoir une pénalité ou l’ARC pourrait décider d’auditer vos livres.
4. Problèmes liés aux congés et aux congés payés
Connaissez-vous la formule de votre province pour calculer la paie de congés? Qu’en est-il des règles concernant les congés payés ou autres congés payés?
Les règles peuvent être un peu complexes, selon la province, donc il vaut mieux y prêter une attention particulière. Par exemple, en Ontario, les employés doivent effectuer tous leurs quarts prévus pendant un certain nombre de jours avant un jour férié. S’ils s’appellent malades, ils pourraient perdre leur paie de congés.
Évidemment, vous devez suivre attentivement le moment où vos employés travaillent, combien de congés ils ont gagné, ainsi que le montant que vous devrez leur payer.
Il existe aussi d’autres règles concernant les droits aux congés et la paie des heures supplémentaires pour congés, ce qui pourrait compliquer le calcul du salaire pour ces jours-là.
5. Calcul de la rémunération des heures supplémentaires
Vos employés peuvent aussi avoir droit à des heures supplémentaires, selon leur temps de travail. Le nombre d’heures autorisées varie selon les industries, et les provinces ont des règles différentes. Par exemple, au Québec, les travailleurs des usines travaillent une semaine plus longue à leur salaire régulier que les employés d’autres industries.
Vous pouvez aussi choisir de donner du temps payé en lieu et place des heures supplémentaires, bien qu’il existe des règles différentes régissant le temps de substitution également.
6. Surpayer un employé
Des erreurs administratives peuvent parfois entraîner un surpaiement ou un sous-paiement à vos employés. Si c’est le premier cas, vous devrez peut-être demander à l’employé la permission de déduire un trop-perçu. Vous devrez aussi ajuster vos envois de fonds.
Obtenez un coup de main avec la paie canadienne
Comme vous pouvez le voir, le traitement de la paie canadienne comporte de nombreux rebondissements. L’une des meilleures choses que tu puisses faire, c’est d’avoir un coup de main. Parlez aux experts et découvrez comment vous pourriez faciliter la paie pour vos opérations canadiennes.
