Si vous avez des employés, il y a de fortes chances que vous fassiez de la paie. C’est l’un des piliers de la gestion d’une entreprise, peu importe sa taille.
Bien que la paie soit courante, c’est souvent l’une des tâches les plus difficiles, que ce soit en RH ou en comptabilité. Avec autant de règles, de règlements et de nuances à surveiller, il est facile que même les meilleurs professionnels de la paie commettent des erreurs.
C’est une des raisons pour lesquelles vous envisagez un fournisseur de services de paie pour votre entreprise, surtout à mesure que vous vous étendez dans de nouveaux territoires comme les États-Unis. Votre équipe a déjà assez de choses à gérer sans avoir à apprendre un tout nouveau jeu de règles nationales et provinciales.
La question que vous vous posez maintenant est : comment trouver le meilleur fournisseur de services de paie? Ces cinq conseils peuvent vous aider.
1. Sachez quels services vous avez besoin
La première étape pour choisir un fournisseur de paie est de prendre du recul et d’évaluer les besoins de votre entreprise. Combien d’employés avez-vous? Cherchez-vous seulement des services de paie, ou avez-vous aussi besoin d’aide pour préparer vos impôts américains?
Une fois que vous aurez évalué vos propres besoins, vous serez bien mieux placé pour trouver un fournisseur de paie dont les services correspondent à la culture de votre entreprise, à vos indispensables et à votre budget.
2. Rechercher de l’expertise dans l’équipe
Lorsque vous faites des recherches sur les fournisseurs de paie, vous voudrez chercher des partenaires qui ont l’expertise dont vous avez besoin.
Il y a deux considérations majeures ici. La première est la province où vous opérez. Si vous payez des employés en Californie, vous voudrez engager un fournisseur qui a de l’expérience avec les règles de l’État concernant l’assurance-chômage et plus encore. Si, par contre, vous opérez à New York, vous voudrez quelqu’un qui a de l’expérience là-bas. Si vous prévoyez vous étendre à plusieurs États, il est judicieux de trouver quelqu’un qui a de l’expérience avec la paie à travers les États-Unis.
La deuxième considération est votre secteur. Différents secteurs peuvent avoir des réglementations différentes dans certains États, donc un fournisseur qui a travaillé avec d’autres entreprises de votre secteur peut vous donner un avantage supplémentaire.
3. Évaluer leur service à la clientèle
Lorsqu’on cherche un fournisseur de services de quelque nature que ce soit, de nombreux dirigeants d’entreprise commettent l’erreur de s’associer avec celui qui leur donne la plus basse estimation.
Cela ne prend pas en compte le concept de valeur, et plusieurs gestionnaires RH et professionnels de la paie découvrent par la suite que le fournisseur leur coûte en fait plus cher, car ils doivent corriger des erreurs ou jouer au téléphone pour obtenir des réponses.
Avant de signer avec un fournisseur de services de paie, faites le point sur leur service à la clientèle. Peuvent-ils répondre à vos questions? Est-il facile de les contacter quand vous avez des questions?
Une équipe qui offre un meilleur service à la clientèle maintenant est plus susceptible de répondre à vos attentes et de vous aider à gérer la paie sans heurts chaque semaine de l’année.
4. Pensez à la croissance
En ce moment, vous cherchez des services de paie pour un certain nombre d’employés dans un État donné.
Que se passe-t-il quand on grandit? Peut-être que tu t’étends dans un autre État américain, ou peut-être que tu ajoutes plus d’employés dans ton État actuel.
Vous voudrez vous assurer que votre fournisseur de paie peut vous suivre.
Tu pourrais aussi penser aux services au-delà de la paie seule. Vous n’aurez peut-être pas besoin d’aide pour la formation et le développement des employés pour l’instant, mais qu’en est-il à l’avenir? Comment allez-vous surveiller et gérer la conformité?
En posant ces questions maintenant, vous pourrez trouver un partenaire qui pourra vous aider dans le présent et sur le long terme également.
5. Renseignez-vous sur les coûts
La dernière considération pour quiconque cherche les meilleurs services de paie est de considérer les coûts. Encore une fois, tu devrais moins penser au dollar le plus bas et plus à la valeur.
En vous associant à une équipe qui offre le meilleur rapport qualité-prix, vous économiserez plus que de l’argent. Avec ces conseils en main, trouver le meilleur fournisseur de services de paie est plus facile que jamais.
