L’efficacité de la paie est importante pour la marque d’employeur de votre entreprise et la satisfaction des employés. Une plus grande efficacité de la paie peut aussi permettre d’économiser du temps et de l’argent à l’organisation. Cependant, ce n’est pas toujours un point central après les activités principales.
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Parfois, améliorer l’efficacité n’est pas aussi simple que d’essayer de réduire le temps dépensé ou de raccourcir des budgets. Si vous travaillez dans une petite entreprise, votre budget pourrait être précieux, et le réduire pourrait faire plus de mal que de bien. Heureusement, il existe des moyens d’augmenter l’efficacité sans réduire le temps ni les ressources.
En fait, il existe trois façons brillantes d’améliorer l’efficacité de la paie qui ne nécessitent qu’un changement de perspective.
1. Traitement automatisé de la paie
Nous vivons à l’ère numérique. Bien que de nombreuses entreprises utilisent déjà des logiciels de paie, il y a encore des milliers d’entreprises qui n’ont pas encore automatisé le traitement de la paie. Cela pourrait vouloir dire qu’ils écrivent encore des chèques papier ou déterrent de vieux reçus enfermés dans des boîtes dans un entrepôt quelque part. C’est une pratique courante dans de nombreuses petites entreprises. Traditionnellement, cela aurait pu fonctionner pour plusieurs, mais de nos jours, cela ne fait que ralentir le processus et crée beaucoup de difficultés inutiles et de marge d’erreur.
Lorsque vous automatisez le traitement de la paie, le croisement devient un jeu d’enfant. Vous pouvez consulter sans aucun problème d’anciens talons de paie référentiels, rapports de dépenses historiques et dossiers d’employés.
Vous devriez aussi
envisager d’offrir un dépôt direct si ce n’est pas déjà fait—non seulement cela améliore la précision et économise du papier, mais beaucoup d’employés trouvent cela plus pratique puisqu’ils n’ont pas à aller au bureau pour récupérer leur chèque de paie. De plus, il n’y a aucun risque de perdre leurs chèques non plus. Si vous ou vos employés préférez les chèques papier traditionnels, envisagez d’offrir plutôt des chèques numériques. Écrire manuellement des dizaines de chèques est non seulement chronophage, mais aussi plus sujet aux erreurs.
2. Accent sur la communication et la transparence
Automatiser vos processus est l’une des meilleures façons d’améliorer la paie, et cela mène aussi à notre prochaine stratégie : la communication et la transparence. Aujourd’hui, plus que jamais, les gens attendent de la transparence dans leur milieu de travail, dans leur vie familiale, de la part de leurs politiciens—partout. La transparence crée la tranquillité d’esprit, favorise la confiance et le respect, et peut même améliorer l’efficacité de la paie.
En maintenant et en partageant un calendrier de paie clair facilement accessible aux employés, vous pouvez aider à vous assurer que toutes les dépenses, factures et reçus sont soumis à temps. Permettre à vos employés d’accéder au calendrier pour qu’ils puissent vous dire quand ils doivent prendre congé rend les horaires beaucoup plus faciles à gérer du point de vue RH également.
Considérez combien de temps est pris par des demandes mineures, des clarifications et des questions qui ont des réponses faciles. Maintenant, pensez à tout ce que cela pourrait être économisé en améliorant la communication et en augmentant la transparence. L’automatisation peut aussi aider ici. Par exemple, vous pouvez donner aux employés le pouvoir de trouver des réponses par eux-mêmes en leur fournissant
un portail employé en libre-service, où ils peuvent trouver leurs talons de paie récents, changer leur adresse, gérer leurs demandes de congé, et plus encore.
3. Collaborer avec un fournisseur de services de paie
Certaines entreprises, surtout les plus petites, cherchent toujours des moyens de
gérer la paie plus efficacement , mais n’ont tout simplement pas le temps ni les ressources pour mettre en place de nouveaux logiciels et des gains d’efficacité. Il y a toujours de nouvelles technologies à chaque tournant, et il peut être difficile de suivre le rythme. C’est pourquoi tant d’entreprises aujourd’hui externalisent leurs tâches de traitement de la paie à un fournisseur de services de paie. En fait, externaliser votre paie et vos ressources humaines peut considérablement améliorer tous les aspects de la paie. En externalisant, vous pouvez garantir des calendriers de paie cohérents, des chèques de paie précis et une conformité légale en tout temps.
L’externalisation peut être particulièrement précieuse si vous payez aussi des employés dans d’autres pays. Créer une entité commerciale dans un autre pays comme les États-Unis et se tenir à jour sur les lois sur la paie et les taux de conversion dans ce pays peut être long et accablant. Dans ce cas, envisagez de travailler avec
un employeur responsable (EOR), qui peut prendre en charge la responsabilité légale d’embaucher et de payer vos employés à l’étranger.
