Emploi transfrontalier, Rémunération des travailleurs internationaux
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5 erreurs courantes que font les entreprises internationales dans le processus de paie aux États-Unis
La paie devient plus complexe quand on a affaire aux règles de paie d’un autre pays. Les entreprises internationales pourraient trouver qu’elles ont encore plus de difficultés avec le processus
1. Respecter les échéances est un défi dans le processus de paie aux États-Unis
Les échéances manquées sont probablement les erreurs les plus courantes dans le processus de paie aux États-Unis pour toute entreprise, internationale ou autre.
L’IRS établit un calendrier de transferts, qui est généralement basé sur la fréquence à laquelle vous complétez la paie. Si vous payez vos employés toutes les deux semaines, vous devrez vous assurer de remettre les retenues d’impôt à l’IRS dans les quelques jours suivant la finalisation.
Il y a aussi d’autres échéances, comme la date limite pour envoyer l’information aux nouvelles embauches et la date limite pour envoyer certains formulaires de revenus sur le revenu.
2. La mauvaise classification des travailleurs est courante
La mauvaise classification des travailleurs est devenue un sujet important au cours des dix dernières années environ. L’IRS propose maintenant des directives sur la façon de classer vos employés, et ils examineront aussi les dossiers pour déterminer si une mauvaise classification a eu lieu. Certains États ont instauré leurs propres sanctions pour la mauvaise classification des travailleurs.
La mauvaise classification accidentelle des travailleurs est plus facile et plus courante que vous ne le pensez. Vous pensez peut-être avoir engagé un entrepreneur, mais si vous avez le contrôle sur tous les aspects du travail, il est probable que vous ayez embauché un employé.
Vos responsabilités en tant qu’employeur sont différentes lorsque vous travaillez avec un entrepreneur. Cela peut affecter le processus de paie aux États-Unis, donc vous voudrez vous assurer de bien classer vos employés.
3. Mauvaise tenue des registres
De nombreux pays établissent des normes pour la tenue de registres, et ils établiront aussi des règlements sur la durée pendant laquelle vous devez conserver ces dossiers. Les règles entourant les dossiers dans le processus de paie aux États-Unis diffèrent de celles que vous rencontrez à la maison, donc vous voudrez lire les petits caractères.
Une mauvaise tenue des registres est courante aux États-Unis, particulièrement en ce qui concerne la saisie de données. Vous voudrez peut-être vérifier que vous ne tenez pas seulement les bons dossiers, mais aussi des dossiers exacts .
Enfin, assurez-vous de vérifier à la fois la loi provinciale et fédérale quant à la durée pendant laquelle vous devez conserver vos dossiers sous la main. Différents types de dossiers de paie doivent être conservés pendant des périodes différentes. Les règles peuvent même changer selon le poste ou l’industrie dans laquelle vous travaillez.
4. Payer les mauvais taux d’imposition
Les États-Unis ont un système d’impôts gradués, ce qui signifie que plus un employé gagne, plus il paie d’impôts. Ces tranches d’imposition changent constamment, donc vous devez vous assurer d’utiliser le bon taux d’imposition. Si ce n’est pas le cas, vous ou l’employé pourriez finir par devoir de l’argent à l’IRS à la fin de l’année.
Il y a aussi d’autres impôts que vous devrez retenir, y compris la retenue pour la Sécurité sociale et Medicare.
5. Mauvais calcul des heures supplémentaires
Une autre erreur courante chez les entreprises internationales est de payer incorrectement les heures supplémentaires. Assurez-vous de vérifier le taux ainsi que s’il y a des exemptions.
Le processus de paie aux États-Unis peut être difficile, c’est pourquoi il n’est jamais une mauvaise idée d’avoir un coup de main. Contactez un organisme professionnel d’employeurs (PEO) et facilitez votre paie aux États-Unis que jamais.
