Une bonne tenue de dossiers est essentielle pour votre entreprise. Tenir des dossiers n’est pas seulement judicieux, mais il se peut que la loi vous oblige d’avoir des documents d’employé en main. Comme la durée pendant laquelle vous avez besoin de ces documents est souvent régie par la loi, décider de la durée à conserver est souvent une question de conformité légale.
Lorsque vous vous étendez sur un nouveau marché, il est judicieux de vérifier que les politiques de tenue de dossiers de votre entreprise sont conformes à la loi locale.
Combien de temps les employeurs doivent-ils conserver les dossiers des employés aux États-Unis? C’est l’une des questions les plus courantes pour les employeurs qui entrent sur le marché américain. La réponse dépend, en quelque sorte, des dossiers dont on parle.
Combien de temps les employeurs devraient-ils conserver les dossiers des employés?
La réponse simple à cette question est que vous devriez conserver les dossiers des employés aussi longtemps que la loi l’exige.
Certains employeurs peuvent choisir de conserver les dossiers des employés plus longtemps que le minimum prévu par la loi. Assurez-vous de ne pas enfreindre la loi en faisant cela. De nouvelles lois sur les données, similaires au Règlement général sur la protection des données dans l’UE, pourraient affecter la durée maximale pendant laquelle vous pouvez conserver des dossiers.
D’autres employeurs veulent se débarrasser des dossiers le plus rapidement possible. Si vous gardez des dossiers papier, ils pourraient encombrer le bureau. Même les fichiers numériques prennent de la place de stockage sur vos disques durs.
Que disent précisément les lois américaines concernant la conservation des dossiers des employés? Pour la paie, la durée minimale est de trois ans. Cela inclut les employés qui ont mis fin à leur emploi chez vous.
Les dossiers d’embauche doivent être conservés pendant au moins un an après avoir fait une offre d’emploi. Si vous effectuez des tests de dépistage de drogues pendant le processus d’embauche ou à tout autre moment de votre emploi, vous devrez conserver les dossiers du test pendant au moins un an.
Autres périodes de tenue de registres
Combien de temps les employeurs doivent-ils conserver les dossiers des employés concernant d’autres événements, comme les avantages sociaux ou les demandes de congé?
Vous devrez conserver les dossiers des prestations et des régimes de retraite deux fois plus longtemps que les dossiers de paie. La durée minimale nécessaire pour conserver ces documents est de six ans.
Si un employé fait une demande en vertu de la Family Medical Leave Act (FMLA), vous devez conserver les dossiers pendant trois ans. Vous devez garder la trace écrite même lorsque vous refusez la demande. Documentez toujours soigneusement les feuilles utilisées de façon intermittente.
Le formulaire I-9 devrait être conservé pendant trois ans après l’embauche d’un employé, ou jusqu’à un an après qu’il ait mis fin à son emploi avec vous. Essayez de garder ce formulaire séparé de vos dossiers personnels.
En vertu de la Loi sur les normes équitables du travail, vous devrez également conserver les conventions collectives et les évaluations de rendement. Celles-ci doivent être maintenues pendant deux ans après la démission d’un employé.
Autres lois à connaître
La plupart des lois sur la tenue des registres sont fédérales, mais chaque État peut aussi appliquer ses propres règlements. Par exemple, au Texas, il se peut que vous deviez conserver des registres de salaire et d’informations fiscales pendant jusqu’à quatre ans.
Vous voudrez examiner vos obligations de tenue de dossiers selon la loi provinciale.
D’autres lois peuvent aussi affecter la tenue des dossiers. Par exemple, la Commission américaine pour l’égalité des chances en matière d’emploi (EEOC) exige que les employeurs conservent tous les dossiers d’emploi pendant au moins un an après la démission de l’employé.
Si vous respectez les règles concernant la paie et les dossiers FMLA, vous devriez respecter cette exigence. Vous voudrez peut-être vérifier la liste des dossiers que l’EEOC dit que vous devez garder sous la main.
Un autre excellent exemple est le dépistage de drogues. Certains tests de dépistage de drogues relèvent des règles habituelles pour la tenue des dossiers du personnel. Cependant, si le poste est lié au transport, vous devez conserver ces dossiers pendant cinq ans afin de respecter les règlements du Département des Transports.
Comme vous pouvez le voir, il n’y a pas de réponse unique à la question : « Combien de temps les employeurs devraient-ils conserver les dossiers des employés? » Cela dépend du dossier, de la loi et de bien d’autres facteurs. Si vous n’êtes pas certain, vous pouvez toujours demander de l’aide à un organisme professionnel d’employeurs (PEO).
