Comment fonctionne l’externalisation de la paie (mis à jour en 2020)

Si vous gérez la paie depuis un certain temps, vous savez à quel point cela peut être chronophage. C’est une des raisons pour lesquelles il est si important pour les entreprises de s’assurer que leur système de paie est à la fois efficace et précis. Sinon, vous pourriez finir par accumuler des heures supplémentaires sur des tâches redondantes et des corrections d’erreurs. C’est la réalité à laquelle la plupart des petites et moyennes entreprises sont confrontées. Il n’est donc pas surprenant que tant de gens choisissent de sous-traiter le travail à un fournisseur de paie. L’externalisation peut libérer vos ressources, y compris le temps de votre équipe. Si vous ne comprenez pas comment fonctionne l’externalisation de la paie, ce guide est fait pour vous. Cela vous aidera à comprendre exactement comment fonctionne l’externalisation de la paie et comment cela pourrait aider votre entreprise.

Qu’est-ce que l’externalisation de la paie?

Administrer la paie est un emploi à temps plein. Certaines grandes entreprises ont un département entier ou des équipes complètes dédiées à la gestion de la paie. Plus votre effectif est grand, plus cela a du sens. Le propriétaire moyen d’entreprise peut penser qu’il peut gérer la paie pour la poignée d’employés qu’il a. Même avec moins d’employés, la gestion de la paie peut tout de même prendre beaucoup de temps. Vous devez calculer la paie, fournir des rapports, établir des dépôts directs et gérer votre conformité légale et votre déclaration fiscale. D’autres tâches RH se chevauchent avec la paie, comme la conformité, l’indemnisation des travailleurs et l’administration des avantages sociaux. C’est beaucoup à mettre sur la charge d’un propriétaire d’entreprise ou d’un professionnel de la paie. C’est là qu’un fournisseur tiers de paie intervient. Ils prendront en charge ces tâches, les supervisant pendant que vous vous occupez d’autres tâches importantes sur la liste de tâches.

Comment ça fonctionne

La première étape pour externaliser vos activités de paie est de trouver un fournisseur. Pour cela, vous devrez faire des recherches approfondies. Consultez les avis en ligne, parlez à vos collègues des compagnies qu’ils recommandent et comparez les soumissions. Une fois que vous avez choisi un fournisseur, vous devrez créer un compte. Un rapport de paie permettra au fournisseur d’accéder à vos informations sur la paie, comme le nombre d’employés et les heures de travail de chacun. Les politiques de vacances, les congés de maladie, les quotes-parts des prestations et plus encore entrent aussi en jeu dans le calcul de la paie. Avec ces informations en main, le fournisseur peut maintenant effectuer la paie pour votre entreprise. Ils s’occupent ensuite de détails comme la conformité, le paiement des taxes sur la paie et les déclarations. Selon l’entreprise, ils versent aussi les fonds de paie de votre compte pour s’assurer que tout le monde est payé à temps.

Aucune entreprise de paie ne se ressemble

Comme mentionné, vous devrez faire des recherches approfondies avant de vous inscrire à l’externalisation de la paie. Il existe de nombreux fournisseurs différents qui offrent différentes solutions. Aucune compagnie n’offre exactement les mêmes services. La toute première chose à faire est de vous assurer de connaître vos objectifs de paie. Une petite entreprise avec quelques employés a des besoins très différents d’une grande entreprise avec des milliers de travailleurs. Certaines compagnies offrent des avantages sociaux et des régimes de retraite, tandis que d’autres non. Si votre entreprise opère dans plus d’un pays, vous aurez besoin d’un fournisseur de paie ayant des connaissances et des services à l’échelle internationale. Avec une meilleure compréhension de vos besoins, il devient plus facile de trouver le bon partenaire de paie pour votre entreprise. Au fil de vos recherches, assurez-vous de poser des questions sur les facteurs clés qui feront une différence dans votre partenariat. Depuis combien de temps cette entreprise offre-t-elle des services de paie, et à quel point connaissent-elle bien le marché? Offrent-ils des services au-delà de la paie, ou votre entreprise va-t-elle dépasser le service en quelques mois? Enfin, mettez toujours l’accent sur le service à la clientèle. Les meilleurs fournisseurs de paie offrent un service à la clientèle supérieur pour vous aider à vous assurer que la paie est gérée correctement, que vous payiez une fois par mois ou une fois par semaine. Avec un fournisseur qualifié à vos côtés, la paie peut être plus simple que jamais.