Employeurs internationaux : Le guide ultime de la paie canadienne

À première vue, la paie peut sembler assez simple. Vous comptez le nombre d’heures travaillées par un employé, puis vous les multipliez par son salaire. Mais pour les employeurs internationaux qui embauchent au Canada, la réalité est un cadre de conformité à plusieurs niveaux impliquant des déductions fédérales et des normes provinciales du travail. Téléchargez notre guide gratuit sur ce que les entreprises américaines doivent savoir concernant le paiement des employés au Canada. Que vous soyez une entreprise américaine en expansion vers le nord ou une entreprise mondiale recrutant des talents canadiens à distance, ce guide couvre certaines des exigences pour rester conforme à l’Agence du revenu du Canada (ARC) et aux autorités provinciales.

1. Création de votre compte de paie de l’ARC

La première étape pour effectuer la paie au Canada est d’obtenir un numéro d’entreprise (BN) de l’Agence du revenu du Canada.

• Une fois inscrit, vous devez ouvrir un compte de programme de paie (RP).
• Ce compte vous permet de verser des retenues d’impôt, du CPP et de l’assurance-emploi.
• Les envois de fonds sont généralement dus avant le 15 du mois suivant celui où vous avez payé vos employés (ce n’est qu’une ligne directrice, pas une règle).

2. Déductions légales

Il y a aussi pas mal de déductions que vous devrez gérer. Le premier est l’impôt sur le revenu. L’impôt sur le revenu dépend en partie du revenu de votre employé, mais aussi de l’endroit où il habite. Les résidents de différentes provinces paient des taux d’imposition provinciaux différents. Il y a aussi des déductions pour les programmes sociaux fédéraux comme le Régime de pensions du Canada et l’assurance-emploi. Encore une fois, les tarifs dépendent de l’endroit où l’employé habite, ainsi que de son revenu. Les taux sont répartis entre l’employeur et l’employé, donc vous devrez financer une partie des paiements d’assurance-emploi et de RPC de vos employés. Au Québec, vous verrez vos cotisations aux programmes gérés par la province plutôt qu’aux programmes fédéraux. Enfin, il existe certaines différences entre les provinces. En Colombie-Britannique, par exemple, les employés avaient la possibilité de déduire leurs cotisations au système public de santé de leur chèque de paie. Puisque la Colombie-Britannique a depuis supprimé ces frais, ce n’est plus nécessaire.

3. Calculer les heures et les salaires

La prochaine étape de la paie devrait être familière. Vous collecterez des informations sur les heures travaillées par vos employés, puis calculerez leurs revenus. Gardez en tête que vous devrez consulter les salaires minimums pour chaque province afin de déterminer les revenus corrects. Voilà Des règles supplémentaires peuvent être ajoutées pour les étudiants et les mineurs. Dans certaines provinces, ils peuvent être moins payés que les travailleurs de plus de 18 ans. Certaines provinces ont aussi des règles différentes selon les professions. Les barmans et le personnel de service en sont un exemple. Puisque ces employés reçoivent souvent un pourboire, ils peuvent être soumis à un salaire minimum plus bas. D’autres industries peuvent avoir des minimums obligatoires plus élevés.

4. Règlements sur les heures supplémentaires

Vous devez suivre les heures supplémentaires que travaillent vos membres d’équipe. Dans la plupart des provinces, vous devrez leur payer un salaire plus élevé pour toutes les heures travaillées au-delà du « maximum » fixé. Pour la plupart des emplois, c’est 40 heures par semaine, mais vous voudrez vérifier les règles concernant les salaires et les heures supplémentaires. Dans certaines provinces, certaines industries et emplois ont des maximums plus élevés ou plus bas. Aussi, soyez conscient des règles concernant les arrangements alternatifs, comme le temps de substitution. La plupart des provinces permettent aux employeurs d’offrir des congés supplémentaires au lieu de payer des heures supplémentaires, mais il faut toujours s’assurer d’en faire Respecter la loi.

5. Calcul des congés et des congés payés

Enfin, vérifiez les règlements concernant les congés et les congés payés dans votre province. Au Canada, la plupart des travailleurs ont droit à des « jours fériés statutaires ». Ce sont souvent des jours fériés désignés par le gouvernement fédéral et observés par les gouvernements provinciaux. Vous pourriez être autorisé à opérer pendant un jour férié légal, mais il pourrait y avoir des restrictions. Les employés pourraient devoir se porter volontaires pour travailler ce jour-là, et vous pourriez devoir leur offrir un salaire plus élevé. Les provinces peuvent aussi fixer des jours fériés, donc le calendrier des jours fériés de chaque province peut avoir l’air différent. Ces vacances sont généralement considérées comme « optionnelles », ce qui signifie que vous n’êtes pas obligé de les offrir. Vous pouvez plutôt choisir d’offrir d’autres congés payés, comme un jour supplémentaire autour de Noël et du Nouvel An. La paie de vacances est un autre facteur à considérer pour la paie, bien qu’elle ne soit pas déduite ni payée par vos employés. Au lieu de cela, on s’attend à ce que vous calculiez le montant approprié à partir des revenus de vos employés et que vous le versiez à un fonds de congés payés. Quand un employé prend droit à ses vacances, vous utiliserez ces fonds pour continuer à le payer. Ces calculs permettent à l’employé de voir combien de temps il a gagné. Les règles sur le calcul des congés payés varient d’une province à l’autre. Le temps disponible pour les employés varie aussi d’une province à l’autre. La plupart des provinces augmentent les droits aux congés payés selon la durée de service, mais le moment exact et la quantité varient.

Besoin d’un coup de main?

Naviguer dans la complexité de la paie canadienne — en particulier les nouveaux niveaux CPP2 et les normes provinciales variables — peut être accablant pour les équipes RH internationales.

Restez conforme pendant que vous évoluez au Canada

La paie canadienne est bien plus qu’un simple calcul — c’est un système réglementaire qui combine les exigences fédérales, les normes d’emploi provinciales et l’évolution des règles de contribution comme le CPP2. Pour les employeurs internationaux, même de petites erreurs de classification, de taux ou de délai de transfert peuvent entraîner des pénalités, l’insatisfaction des employés et un fardeau administratif inutile. En restant à jour avec les déductions légales, les lois provinciales sur les salaires et les obligations de déclaration de fin d’année, vous pouvez protéger votre entreprise tout en offrant une expérience conforme et compétitive à votre main-d’œuvre canadienne. Que vous embauchiez votre premier employé au Canada ou que vous gériez une équipe à distance en pleine croissance, il est essentiel d’avoir les bons processus et l’expertise locale. Si vous avez besoin d’aide pour naviguer dans la paie canadienne, la conformité au CPP2 et les normes d’emploi provinciales, travailler avec un partenaire mondial expérimenté en paie peut aider à réduire les risques, rationaliser les opérations et vous donner la confiance que votre paie canadienne est bien gérée — afin que vous puissiez vous concentrer sur la croissance de votre entreprise, pas sur la gestion de la conformité. Contactez The Payroll Edge pour tous vos besoins en paie canadienne. Avertissement : Les règlements sur la paie et la fiscalité sont sujets à des changements fréquents et varient considérablement selon la juridiction. Nous recommandons de collaborer avec les experts en conformité de Payroll Edge recevra une stratégie personnalisée qui garantit que vos opérations spécifiques restent entièrement protégées et conformes aux normes canadiennes et internationales les plus récentes.