Les services de paie sont une partie essentielle de toute entreprise, mais ils demandent beaucoup de temps et d’argent pour être entretenus correctement. En conséquence, des entreprises de tailles et d’industries différentes externalisent leurs besoins en paie à des employeurs de services de dossiers (EOR). Ces organisations, aussi appelées organisations professionnelles d’employeurs (PEO), s’occupent de la tenue de livres, des impôts et des questions liées au paiement des employés, comme le Régime de pensions du Canada (RPC) et l’assurance-emploi, en plus de nombreuses autres tâches.
Engager un EOR peut vous aider à maximiser l’efficacité de votre entreprise et à éviter que les ressources ne soient gaspillées. Voici quatre façons dont l’employeur de services de dossiers peut aider votre entreprise à continuer de fonctionner sans heurts.
1. Mieux gérer les ressources
Les entreprises doivent tirer le meilleur parti de leurs ressources pour rester durables à long terme. Mais cela peut être difficile lorsqu’il s’agit de gérer les départements de paie. Si vous embauchez un employé à temps plein, vous devrez sacrifier une part importante de l’argent de votre entreprise. Mais si vous essayez de le faire vous-même ou de travailler avec de très petites équipes, vous pourriez potentiellement compromettre la qualité du travail, ce qui entraînerait des amendes encore plus coûteuses. Utiliser un EOR peut aider à atténuer ces pertes, puisqu’ils offrent à la fois une expérience éprouvée et des tarifs mensuels fixes et abordables.
2. Respecter les règlements
Suivre les règlements sur la paie, c’est parfois plus facile à dire qu’à faire. Les entreprises doivent tenir compte des règles régissant les congés payés, les heures supplémentaires, l’indemnisation des travailleurs, et plus encore. Les politiques varient d’une province à l’autre, donc les entreprises qui travaillent à l’échelle nationale peuvent avoir du mal à suivre toutes les différentes directives. Des organismes comme l’Agence du revenu du Canada (ARC) mettent aussi régulièrement à jour leurs règlements, donc les non-spécialistes peuvent avoir du mal à suivre chaque nouvelle politique.
De plus, les entreprises qui ne respectent pas ces exigences doivent souvent payer de lourdes pénalités. Par exemple, l’ARC peut imposer une amende pouvant atteindre 10% du revenu annuel d’une entreprise si elle ne produit pas ses impôts à temps. De plus, ils peuvent charger jusqu’à deux pour cent du solde impayé chaque mois jusqu’à ce que ces impôts et tous les intérêts accumulés soient payés en totalité. Commettre des erreurs fiscales ou de paie peut être extrêmement préjudiciable à la durabilité continue d’une entreprise. Les EOR embauchent des employés professionnels bien informés des politiques existantes, éliminant ainsi le travail de terrain pour les employeurs.
3. S’installer dans les nouveaux territoires
Ouvrir vos produits à de nouveaux marchés peut être crucial pour faire croître votre entreprise. Mais de mauvaises pratiques de paie pourraient freiner net le progrès de votre entreprise. Pour s’installer dans un nouveau pays, les entreprises doivent souvent respecter de nouvelles réglementations qu’elles ne connaissent pas forcément. Avec de nouvelles assurances et des polices bancaires à régler, les entreprises sont souvent trop occupées pour gérer les services de paie. Un EOR peut accomplir une grande partie du travail administratif et réglementaire lié à l’embauche de nouveaux employés dans de nouveaux territoires.
4. Prévenir la mauvaise classification des employés
Les entreprises comptent de plus en plus sur les travailleurs indépendants pour accomplir leurs opérations quotidiennes. Ces travailleurs sont techniquement des travailleurs autonomes et n’ont pas besoin d’une supervision directe ou d’un encadrement de la part d’un employeur, de la même manière que les employés à temps plein. Par conséquent, les règlements régissant l’assurance-chômage pour ces travailleurs, le CPP, l’indemnisation des travailleurs et d’autres prestations sont très différents. Si votre organisation considère à tort un employé à temps plein comme travailleur autonome ou vice versa, il se peut qu’il ne reçoive pas les avantages auxquels elle a techniquement droit.
En conséquence, l’ARC adopte une attitude impitoyable envers les organisations qui déforment le statut de leurs travailleurs. Les pénalités peuvent être élevées et entraîner souvent des intérêts, ce qui peut gravement affecter les finances d’une entreprise. La mauvaise classification expose également les entreprises à des poursuites potentielles de la part des employés lésés, ainsi qu’à des enquêtes sur cette inconduite. Les EOR peuvent s’assurer que vos employés sont correctement classifiés, éliminant ainsi toute possibilité de devoir payer ces sanctions sévères.
