Le guide international de survie des employeurs sur les taxes sur la paie aux États-Unis (mis à jour en 2020)

En tant qu’employeur international, vous avez du pain sur la planche. À chaque nouveau pays où votre entreprise opère, vous devez apprendre la loi sur l’emploi, la paie, etc. Demandez une soumission pour des services de paie aux États-Unis dès aujourd’hui! Développer une expertise dans un pays prend du temps. Votre équipe de paie pourrait se sentir dépassée si elle doit apprendre un autre système et un autre ensemble de règles. Ils pourraient commettre des erreurs coûteuses. Cela peut certainement être le cas pour toute entreprise opérant aux États-Unis. Il y a de nombreuses règles différentes à gérer, et une seule erreur peut entraîner une cascade de problèmes. Ce guide vous aidera à maîtriser les bases, afin que vous puissiez effectuer la paie pour vos employés américains sans difficulté.

Les différents niveaux de paie aux États-Unis

La première chose que tout employeur international doit savoir à propos des taxes sur la paie aux États-Unis, c’est qu’il existe plusieurs niveaux et types d’impôts. Les États-Unis ont trois niveaux de gouvernement. Selon l’endroit où sont basés vos employés, vous pourriez devoir payer des taxes sur la paie fédérales, provinciales et locales. Les types d’impôts imposés à chaque niveau diffèrent également. Le gouvernement fédéral et les gouvernements provinciaux perçoivent tous deux l’impôt sur le revenu et les taxes sur le chômage. Seul le gouvernement fédéral perçoit les taxes FICA, qui incluent la Sécurité sociale et Medicare. Les gouvernements locaux peuvent percevoir des taxes pour les infrastructures locales, comme les écoles ou le transport en commun.

Qui paie la taxe

Une fois que vous avez déterminé quels impôts sont évalués, déterminez qui est responsable de payer la facture. Certains impôts sont une responsabilité conjointe entre l’employé et l’employeur, tandis que d’autres relèvent uniquement de l’employeur. D’autres impôts sont perçus sur les revenus de l’employé. La répartition peut varier selon la juridiction. Dans certains États, vous partagerez les coûts des programmes d’assurance-emploi d’État avec vos employés. Dans d’autres, seul l’employeur paie. Les impôts FICA sont toujours un paiement conjoint. Les employés et les employeurs paient chacun la moitié des cotisations. En 2020, vous devrez payer la moitié de la contribution de 2,9% de Medicare et 6,2% pour la Sécurité sociale. Vos employés paieront l’autre moitié, que vous déduirez de leurs revenus. Les impôts sur le revenu sont également retenus sur les revenus des employés. L’employeur collecte et remet les fonds à l’IRS, mais n’est pas tenu de contribuer au paiement. La situation est généralement similaire avec les impôts d’État.

Calendriers et paiements

Pour chaque impôt différent qu’un employeur doit percevoir, il y a un calendrier à suivre. Votre horaire est déterminé par le montant que vous versez en taxes sur la paie. Si vous envoyez 50 000 $ ou plus par trimestre, l’IRS demandera un transfert de fonds six fois par semaine. C’est le calendrier de soumission le plus intense, car vous devrez envoyer vos impôts deux fois par semaine après chaque période de paie. Les employeurs qui versent moins vont soumettre selon un calendrier mensuel. Vos paiements sont dus le 15 du mois suivant la période de paie. Que vous payiez vos employés le 15 mars ou le 29 mars, vous devrez verser les taxes sur la paie avant le 15 avril. Les impôts envoyés aux autorités provinciales ou à l’Administration de la sécurité sociale peuvent suivre des calendriers différents. La situation peut devenir assez complexe. Vous pouvez avoir des déclarations de revenus et des rapports presque n’importe quel jour du mois. Tu veux rester à l’affût de ces dépôts. Les rapports et paiements en retard sont parmi les raisons les plus courantes pour lesquelles les employeurs font face à des pénalités.

Détermination des taux

La plupart des taxes sur la paie aux États-Unis sont basées sur les revenus des employés. Les tranches d’imposition fédérales sur le revenu changent à mesure que les employés gagnent plus. Medicare est plafonné à 2,9% jusqu’à 200 000 $. Si vous versez à un employé un salaire supérieur à 200 000 $, il devra payer 0,9% supplémentaire. Certains employeurs ne paient qu’une fraction du taux fédéral de la taxe sur le chômage. Si vous payez les taxes d’assurance-emploi de votre province à temps, vous pourriez même bénéficier d’un rabais.

Obtenez le soutien dont vous avez besoin

Connaître ces fondamentaux peut vous aider à éviter certaines des erreurs de paie les plus courantes aux États-Unis. Si vous avez encore besoin d’aide, n’hésitez pas à faire appel aux experts. Un PEO peut rendre le paiement de vos employés américains plus facile que jamais.