Entreprises mondiales : 5 choses à garder dans les dossiers des employés aux États-Unis

L’embauche et l’emploi posent souvent des préoccupations pour les employeurs mondiaux. Comment on laisse partir quelqu’un? Comment trouver les bonnes personnes pour le poste? Quelles sont vos responsabilités fiscales en tant qu’employeur, et comment faites-vous pour vous assurer de ne pas mal classer vos employés? Demandez une soumission pour des services de paie aux États-Unis dès aujourd’hui! Il y a de nombreuses nuances dans ce domaine, y compris la documentation et les dossiers des employés. Vous vous demandez peut-être ce que vous devez garder dans vos dossiers. Employer des employés génère beaucoup de paperasse, mais faut-il tout garder? Si vous gardez ces cinq dossiers, vous devriez être bien parti pour satisfaire à la plupart des exigences.

1. Les entreprises mondiales doivent conserver des dossiers relatifs à la performance au travail

Vous voudrez garder les documents liés à la performance de l’employé dans leur dossier. Cela inclut les dossiers d’évaluations et de distinctions. Ces documents sont importants, surtout si un employé ou un ancien employé décide d’intenter une procédure contre vous. Les évaluations peuvent montrer un dossier de la performance de l’employé, ce qui peut aider à établir un schéma de comportement dans une situation judiciaire.

2. Les documents fiscaux sont aussi importants

Les entreprises mondiales peuvent se sentir dépassées par le nombre de formulaires fiscaux qu’elles doivent remplir ou faire remplir par leurs employés américains. Non seulement ces documents sont importants à remplir, mais il est important que vous les gardiez dans le dossier. Au minimum, vous voudrez garder une copie du formulaire W4 de l’employé dans vos fichiers. Ce document vous permet de percevoir et de retenir des impôts au nom de l’employé. Les employés devraient être autorisés à examiner et modifier périodiquement le formulaire, ce qui peut être difficile si vous ne l’avez pas enregistré.

3. Dossiers relatifs à la discipline et aux plaintes

Il est aussi important que les entreprises mondiales conservent une documentation formelle sur les mauvais comportements des employés, les mesures disciplinaires et les plaintes des collègues ou des clients. Tous ces dossiers peuvent être présentés comme preuve au tribunal. Ils peuvent aussi vous aider à décider si vous devez garder un employé ou le laisser partir. Si des mesures correctives ont été prises, mais que le comportement de l’employé ne s’améliore pas, il est peut-être temps de le laisser partir.

4. Informations sur la rémunération

Vous voudrez aussi déposer des dossiers concernant les avis d’augmentation. Vous devriez fournir aux employés des déclarations écrites de leurs augmentations, mais vous voudrez aussi une copie dans vos dossiers. Cela peut servir de preuve si l’employé dépose une plainte. Les avantages sociaux sont aussi une forme de rémunération, et vous voudrez aussi consulter ces dossiers. Assurez-vous d’expliquer aux employés en quoi consiste leur rémunération et de leur faire signer un formulaire attestant qu’ils ont lu et compris l’information.

5. Les documents concernant l’embauche et le départ doivent être conservés

Votre dossier d’employé devrait s’ouvrir avec une description du poste, ainsi que le CV et la candidature de l’employé. Vous devriez aussi inclure votre offre officielle d’emploi. Vous devrez conserver les dossiers pendant un certain temps après le départ d’un employé, alors assurez-vous d’ajouter des documents à son dossier. D’autres documents, comme les entrevues de sortie et les dossiers qui indiquent clairement les raisons pour lesquelles un employé s’est séparé de l’entreprise, sont importants à conserver. Comme pour les documents mentionnés plus tôt, ces éléments peuvent servir de preuve en cas de plainte. Avec ces bases en main, les entreprises mondiales peuvent constituer de meilleurs dossiers de personnel pour leurs employés américains.