Le guide essentiel des formulaires fiscaux des employeurs internationaux (IRS & CRA)

Ce guide complet présente les formulaires fiscaux essentiels exigés par l’IRS et l’ARC pour les employeurs. Son objectif est d’aider à naviguer avec succès dans les obligations spécifiques de dépôt et les normes de conformité nécessaires à la gestion d’une main-d’œuvre transfrontalière entre les États-Unis et le Canada. Naviguer dans la gestion mondiale de la paie et de la conformité fiscale lorsqu’on emploie des travailleurs dans plusieurs juridictions (ou même simplement un non-résident dans un même pays) est le plus grand défi pour un employeur international. Bien que l’embauche d’un citoyen américain ou d’un résident permanent soit relativement simple, les règles changent complètement lorsque vous engagez un Étranger non-résident (NRA) ou un travailleur résidant dans un pays comme le Canada. Le non-dépôt des formulaires fiscaux internationaux corrects peut entraîner de lourdes pénalités, des arriérés d’impôts et des intérêts de la part de l’IRS, de l’ARC et d’autres autorités fiscales. Téléchargez le livre numérique « 7 défis auxquels les entreprises font face lors de leur expansion aux États-Unis » Vous devrez soumettre certains formulaires fiscaux lors de l’embauche initiale d’un employé, tandis que d’autres doivent être émis annuellement ou mis à jour de temps à autre. Votre obligation spécifique de dépôt dépend entièrement de celle de votre travailleur statut de résidence fiscale. Voici un aperçu des formulaires essentiels que vous devez connaître, répartis en deux principaux domaines de conformité pour les entreprises internationales :

Section 1 : Formulaires pour les travailleurs basés aux États-Unis (résidents et citoyens)

Ces formulaires s’appliquent lorsque vous embauchez un citoyen américain ou un étranger résident (une personne qui remplit le critère de présence substantielle de l’IRS ou qui détient une carte verte).

1. Formulaire W-4 : Permet de retenir les impôts

Le premier formulaire que vous devrez remplir par un employé est un formulaire W-4 (Certificat de retenue à la source de l’employé). Ce formulaire vous autorise à percevoir et à retenir l’impôt sur le revenu sur le salaire de l’employé. Si un employé ne le remplit pas, vous ne pouvez pas le payer. Il est dans leur intérêt de remplir ce formulaire et de vous permettre de le déposer dès que possible.

2. Formulaire I-9 : Vérification de l’admissibilité à l’emploi

Toutes les personnes que vous engagez pour vos opérations commerciales aux États-Unis devraient être légalement autorisées à travailler. C’est pourquoi ils doivent remplir Formulaire I-9, Vérification de l’admissibilité à l’emploi. Si un employé refuse de remplir et de déposer un formulaire I-9, il se peut qu’il ne soit pas admissible au travail. Embaucher des travailleurs qui ne sont pas admissibles à travailler aux États-Unis peut avoir des répercussions sur votre entreprise. Vous pourriez être pénalisé par l’IRS ou même soumis à des visites d’agents d’immigration. Cela peut aussi perturber la retenue d’impôt et la paie, car les employés non admissibles à l’emploi peuvent aussi ne pas remplir le formulaire W-4 mentionné ci-dessus.

3. Formulaire W-2 : Doit être déposé pour l’impôt sur le revenu

En tant qu’employeur, vous devrez aussi remplir et remettre le formulaire W-2 (déclaration de salaire et d’impôt) chaque année fiscale. Si vous payez un employé plus que 600 $ US dans un an, vous devez remplir ce formulaire et le déposer auprès de l’IRS. Une copie de votre dossier doit également être envoyée à l’employé pour obtenir ses dossiers. Légalement, vous devez envoyer les W-2 avant la fin janvier de chaque année pour l’année précédente.

4. Formulaire 1099 : est destiné aux entrepreneurs

Il peut arriver que vous embauchiez des travailleurs qui ne correspondent pas tout à fait au profil d’« employés ». Ces gens-là sont des contractuels, et vous devrez déposer une plainte Formulaire 1099 (Revenu divers ou rémunération non employée). Les entrepreneurs collaborent avec vous dans un dossier interentreprises, donc vous n’avez pas à leur retenir l’impôt sur le revenu. Ils n’ont pas besoin de remplir le formulaire W-4. Au lieu d’un Formulaire W-2, vous leur fournirez le formulaire 1099 à la fin de chaque année fiscale. Assurez-vous de classer correctement vos employés et entrepreneurs, comme La mauvaise classification des employés peut entraîner de lourdes sanctions pour votre entreprise.

5. Formulaire SS-5 : doit être rempli si un employé n’a pas de numéro d’assurance sociale

Si vous embauchez un nouvel employé, mais qu’il n’a pas encore de numéro d’assurance sociale, il doit en faire une demande. Formulaire SS-5 c’est le formulaire qu’ils devront remplir. Vous devrez vous assurer que l’employé obtient un numéro d’assurance sociale avant de pouvoir avancer avec le reste des formulaires.

Section 2 : Formulaires internationaux essentiels pour les travailleurs non résidents

Ces formulaires constituent le véritable objectif de la conformité fiscale internationale des employeurs, puisqu’ils dictent les règles de retenue à la source et de déclaration pour les paiements effectués à des entités ou individus non résidents.

6. Formulaire W-8BEN : Certification du statut étranger

C’est sans doute le formulaire le plus important pour une personne non résidente (par exemple, un contractuel ou un employé travaillant à l’extérieur des États-Unis et qui se qualifie comme étranger non-résident ou NRA).

• Obligation de l’employeur : L’employeur/payeur doit percevoir le formulaire W-8BEN auprès de la personne non résidente pour confirmer son statut étranger et pour réclamer toute prestation en vertu d’une convention fiscale (qui peut réduire le taux de retenue légale de 30% sur le revenu d’origine américaine à 0%).
• Conséquence du non-respect : Sans un W-8BEN rempli, l’employeur est légalement tenu de retenir l’impôt au taux légal complet de 30%.

7. Formulaire 1042-S : Revenu de source américaine d’une personne étrangère soumis à la retenue à la source

Ce formulaire est le bulletin annuel de déclaration qu’un employeur utilise en remplacement du formulaire W-2 ou 1099 pour les travailleurs non résidents.

• Obligation de l’employeur : L’employeur/payeur dépose ce formulaire annuellement pour déclarer les revenus versés à la NRA ainsi que tout impôt retenu (si applicable).
• Distinction clé : Le 1042-S couvre divers types de revenus, y compris les salaires exemptés de retenue à la source en vertu d’une convention fiscale. L’employeur utilise le spécifique Code du revenu sur le formulaire 1042-S pour spécifier le type de revenu déclaré.

8. Formulaire 1042 : Déclaration annuelle de retenue à la source

Il s’agit du formulaire principal de rapprochement de l’employeur pour toutes les activités fiscales des non-résidents pour l’année.

• Obligation de l’employeur : L’employeur dépose chaque année le formulaire 1042 auprès de l’IRS pour résumer le montant total du revenu de source américaine versé à tous les non-résidents ainsi que l’impôt total retenu et déposé au cours de l’année (tel que déclaré sur tous les formulaires 1042-S).

9. Formulaire NR4 (ARC) : Déclaration des montants payés ou crédités aux non-résidents du Canada

Puisque la conformité canadienne est un élément clé du paysage concurrentiel, les employeurs internationaux doivent connaître les règles de l’Agence du revenu du Canada (ARC).

• Obligation de l’employeur : Le NR4 est l’équivalent canadien du US 1042-S. Le payeur doit Remplissez ce formulaire pour déclarer les montants versés à un non-résident du Canada qui sont assujettis à l’impôt de la partie XIII (une retenue à la source canadienne, habituellement 25%).
• Conventions fiscales : Comme pour l’IRS, l’employeur doit percevoir les formulaires de la série NR300 (NR301, NR302, NR303) auprès du non-résident afin de soutenir l’application d’un taux de retenue réduit en vertu d’une convention fiscale.

10. Conformité aux services au Canada (Règlement 105)

Les employeurs qui paient des entrepreneurs non-résidents pour le travail effectué au Canada ont une obligation particulière.

• Obligation de l’employeur : Le payeur doit retenir 15% des paiements bruts effectués à un non-résident pour les services rendus au Canada. L’employeur peut demander à l’ARC une dérogation (en utilisant le formulaire T1261) pour réduire ou éliminer cette retenue à la source.

Ne prenez pas de risques de pénalités mondiales

Les règles pour les W-2 et 1099 sont simples comparées à la complexité des dépôts W-8BEN, 1042-S et NR4. Classer ou retenir incorrectement l’impôt d’un non-résident peut exposer votre entreprise à des pénalités importantes, des arriérés d’impôts et des intérêts de la part de l’IRS ou de l’ARC. Un employeur international a besoin de conseils d’experts pour assurer la conformité mondiale. Laissez Payroll Edge s’occuper des aspects juridiques pour vous. Contactez-nous pour savoir comment nous pouvons vous aider à assurer un processus sans faille et pleinement conforme, tout en évitant d’éventuelles sanctions.