Vous avez fait vos recherches et réduit le champ à une seule organisation professionnelle employeure. Vous avez négocié le contrat, et vous êtes prêt à signer sur la ligne pointillée. Vous êtes prêt pour les meilleurs services PEO possibles pour vos opérations aux États-Unis.
Maintenant, vous vous demandez quelles sont les prochaines étapes. Vous savez qu’une fois que vous aurez signé le contrat, vous serez en mesure d’obtenir les services RH dont vous avez besoin. Il y a quelques tâches à gérer pour bien démarrer votre relation. En complétant ces éléments de la liste de vérification, vous pourrez simplifier votre processus d’intégration. En retour, votre nouveau partenaire PEO peut offrir une excellente gestion des ressources humaines encore plus rapidement.
Créer une politique de communication
La communication est la clé de toute bonne relation, et c’est vrai pour votre nouveau partenariat PEO. C’est pourquoi l’une des premières choses à faire est de créer une politique de communication.
Une politique de communication fait plus que définir quel type de langage est approprié dans vos courriels. Il peut vous indiquer à quelle fréquence vous communiquerez avec votre nouveau partenaire. Aurez-vous des suivis hebdomadaires, ou une réunion de mise à jour mensuelle suffit-elle?
Les politiques de communication déterminent également quels canaux sont appropriés à utiliser. Si vous préférez le courriel aux textos, la politique de communication vous aidera à simplifier la communication par vos canaux préférés. Cela peut même vous aider à créer de meilleures pratiques de tenue de registres.
Ranger les informations sur la paie
Avant d’envoyer vos données de paie à votre nouveau partenaire PEO, jetez un coup d’œil à l’état où elles se trouvent. Y a-t-il de vieux dossiers pour des gens qui n’ont pas travaillé pour vous depuis un certain temps? Avez-vous manqué de recueillir des données clés, ou les données sont-elles dans un format que votre PEO ne peut pas utiliser?
Une bonne étape est de demander à votre partenaire les informations dont il a besoin dans les dossiers de paie. Vous pouvez aussi poser des questions sur les formats préférés et le logiciel que votre partenaire utilise.
Une fois que vous avez ces informations, vous pouvez organiser vos informations sur la paie. Si vous envoyez d’autres dossiers, comme des données sur les prestations, vous voudrez peut-être aussi y jeter un coup d’œil.
Bien que votre partenaire PEO soit en mesure de gérer cette tâche, vous pouvez faciliter le processus d’intégration en le lançant.
Discutez de vos objectifs d’intégration
Un autre point de la liste de vérification à aborder avec votre nouveau PEO est la discussion de vos objectifs d’intégration. À quelle vitesse voulez-vous que le processus soit terminé? Qu’est-ce que tu veux accomplir pendant ce processus?
Un exemple pourrait être de faire nettoyer les informations de paie et d’être saisies dans n’importe quel système dans un certain délai. Une autre pourrait être d’établir cette politique de communication claire, ou de former les employés aux politiques RH mises à jour.
Quand vous discutez de ce que vous voulez accomplir, vous serez mieux placé pour réellement atteindre ces objectifs. En retour, votre processus d’intégration sera plus fluide et plus fluide. Prendre cette initiative donne aussi le ton de votre relation avec votre PEO.
Établir des protocoles de déclaration
Un autre aspect clé de votre partenariat avec un PEO sera la déclaration de comptes. Tout comme la communication en général, une politique sur le reporting aidera tout le monde à comprendre ses rôles et responsabilités.
Parlez à votre PEO de la fréquence à laquelle il vous fera rapport sur certains aspects de votre partenariat. Comment allez-vous mesurer le succès ou recevoir des rapports sur les aspects financiers du partenariat?
Établir des protocoles de déclaration dès le début du partenariat vous aidera à éviter toute confusion ultérieure.
Discutez des détails
Votre contrat précise probablement combien de personnes vos services couvriront. Ça pourrait être un maximum, et tu n’inscris peut-être pas autant de gens à ton PEO en ce moment.
Vous devriez aborder ce genre de détails avec votre PEO. Savoir exactement combien de personnes ils intègrent actuellement, le calendrier sur lequel ils travaillent, et plus encore les aidera à répondre et à dépasser vos attentes.
Avec cette liste de vérification en main, vous êtes bien parti pour un partenariat PEO réussi pour vos opérations aux États-Unis.
