Le non-respect est une préoccupation majeure pour chaque employeur, peu importe où il opère. Cela devient un problème plus important pour les entreprises internationales, surtout à mesure qu’elles s’étendent à de nouvelles juridictions. Votre équipe RH ne connaît peut-être pas les règles de paie . Votre équipe juridique pourrait ne pas connaître toutes les nuances du droit du travail.
La plupart des entreprises ne réalisent leur non-conformité que lorsqu’elles reçoivent une pénalité pour l’erreur. C’est dans ton intérêt d’éviter ces erreurs dès le départ.
Vous pouvez repérer ces quatre signes précoces de non-conformité.
1. Les employés ignorent les politiques
Parfois, le non-respect survient parce que les employés ne connaissent pas les règles. Vous avez une politique d’entreprise conforme, mais elle n’a jamais été correctement communiquée à votre équipe.
Cela mène à des erreurs et à des comportements qui ne sont pas conformes à la loi ni à la politique de votre entreprise.
Prenez le temps de tester les connaissances de vos employés. Les nouveaux employés devraient recevoir des copies des manuels de l’entreprise, des manuels et des politiques. Vous devriez ensuite faire un quiz pour voir combien ils ont appris.
C’est aussi une bonne idée de tester les employés de longue date pour s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Enfin, assurez-vous de communiquer les mises à jour des politiques dès que possible.
2. Vous n’avez pas examiné les polices depuis plus d’un an
Le non-respect prend souvent les dirigeants d’entreprise au dépourvu, car ils ont des politiques conformes depuis des années. La législation est souvent lente à changer, mais elle arrive. La législation sur la cybersécurité a subi d’importantes révisions, car la collecte de données est devenue très centrale dans le paysage des affaires. Ces révisions incluent la CCPA (California Consumer Protection Act) nouvellement approuvée. Bien que ce soit officiellement une loi d’État, elle peut affecter tout commerçant vendant à des Californiens, même ceux venant de l’extérieur de l’État. Adopter la CCPA dans vos politiques d’entreprise est l’option la plus sécuritaire pour rester conforme.
Puisque les décisions judiciaires et les révisions législatives peuvent affecter votre entreprise, vous devriez surveiller votre conformité de façon continue. Révisez définitivement vos polices chaque année. Cela vous donne la chance de vous assurer qu’ils sont alignés non seulement avec la loi, mais aussi avec les meilleures pratiques de l’industrie. Le droit de la conformité fixe un plancher, mais les meilleures pratiques vous permettent d’aller au-delà des attentes.
Plus vous passez de temps sans revoir vos politiques, plus vous risquez de ne pas vous conformer.
3. Tu as déjà eu un coup de danger
Peut-être avez-vous eu une petite faille de sécurité et perdu des données. Quelqu’un n’a pas bien détruit un disque ou perdu une clé USB.
Peut-être que le problème était lié à votre paie. Votre équipe a remis en retard vos taxes sur la paie, donc vous avez reçu une pénalité mineure.
Ces incidents peuvent sembler mineurs, alors peut-être êtes-vous tenté de les ignorer. Ils pourraient pointer des problèmes sous-jacents qui mèneront à un non-respect plus grave.
Il est terriblement facile de tomber dans le non-respect de la paie. Une date limite de transfert manquée pourrait se reproduire si votre équipe a du mal à suivre. Peut-être que votre équipe soumet à temps, mais qu’elle n’était pas au courant que l’IRS avait encore mis à jour les tranches d’imposition. Maintenant, ils doivent tout recommencer sans plus de temps. Adopter l’utilisation de la calculatrice de l’IRS dans la police pourrait vous aider à éviter ce scénario.
Si vous avez eu de petits problèmes de conformité, il est temps de revoir et d’apporter des modifications. De cette façon, vous pouvez éviter des incidents de non-conformité plus importants et plus graves.
4. Votre équipe RH s’exprime
Chaque fois qu’un employé soulève un problème potentiel de conformité, il est conseillé de faire un suivi dès que possible. Avec un peu de chance, il n’y a pas de problème, mais il vaut quand même mieux rassurer tout le monde en enquêtant.
Si votre équipe RH donne la sonnette d’alarme, ou si votre fournisseur RH suggère que vous pourriez devoir réviser une politique, n’attendez pas pour examiner l’information.
Gérer la conformité est un gros travail, mais le bon fournisseur RH peut faciliter la tâche. N’attendez pas que des problèmes de conformité apparaissent. Restez à jour en conformité en obtenant l’aide dont vous avez besoin dès aujourd’hui.
