Ce que vous devez savoir sur la sécurité des données et l’externalisation des ressources humaines

Ce n’est un secret pour personne que les cyberattaques ont augmenté ces dernières années. Il n’est donc pas surprenant que de plus en plus de dirigeants d’entreprise pensent à la cybersécurité et à la façon de protéger leurs entreprises ainsi que leurs clients. Téléchargez le guide « 7 signes qu’il est temps d’externaliser la paie » Les données RH sont souvent parmi les informations les plus sensibles au sein d’une entreprise. Il inclut des informations sur tous vos employés, de leur lieu de résidence à leur utilisation des avantages sociaux et leurs informations bancaires. Dans certains cas, vous pouvez garder en main des informations sur leur statut marital et familial. C’est une des raisons pour lesquelles vous pourriez vous inquiéter de sous-traiter vos fonctions RH. C’est déjà assez difficile de surveiller la cybersécurité dans sa propre entreprise, sans parler de celle de quelqu’un d’autre. Pouvez-vous vraiment leur faire confiance pour gérer les informations de vos employés et les garder en sécurité avec eux? Vous pouvez externaliser efficacement les RH et maintenir la sécurité des données à un niveau élevé. Voici ce que vous devez savoir sur la sécurité des données et l’externalisation des ressources humaines.

La législation gouvernementale fixe des minimums

Il y a probablement une législation gouvernementale qui supervise les minimums de sécurité des données pour vous et votre fournisseur RH. Quelles sont ces règles peuvent dépendre de l’endroit où chacun de vous travaille. Les règles en Californie, par exemple, sont assez différentes de celles ailleurs aux États-Unis. L’Union européenne dispose également de sa propre gouvernance via le RGPD , et chaque province canadienne peut avoir une combinaison de règles fédérales et provinciales concernant la protection des données. Vous voudrez demander à votre fournisseur RH s’il peut respecter les protections minimales des données établies par les juridictions où vous opérez. Si tu t’étends dans un nouveau territoire, tu voudras aussi chercher un fournisseur RH qui a de l’expérience dans cette juridiction. Pour les entreprises internationales, il est judicieux de s’associer à un fournisseur tiers ayant de l’expérience dans plusieurs juridictions différentes. Ils pourront vous aider à respecter les lois locales en matière de sécurité des données.

Allez un pas au-delà

Il est important de se rappeler que les règlements sur la sécurité des données énoncés dans la législation gouvernementale représentent souvent le strict minimum. Si vous répondez à ces exigences, vous serez conforme. Vos données, cependant, pourraient toujours être en danger. Demandez à n’importe quel fournisseur RH quelles sont les démarches qu’ils prennent pour aller au-delà de la simple conformité. Un exemple pourrait être un fournisseur qui offre une assurance cybersécurité ou un fournisseur qui respecte les normes européennes, même pour les opérations au Canada et aux États-Unis. En bref, ils peuvent vous montrer comment ils font plus qu’atteindre les minimums. Puisqu’ils fixent leurs normes très élevées, vous savez que vous allez respecter et dépasser la conformité. Vous savez aussi que vous aurez une meilleure protection, ce qui peut vous apporter à vous et à vos employés la tranquillité d’esprit.

Un système en évolution

Un autre aspect de la sécurité des données de tout fournisseur RH devrait être l’évolution constante. Les cyberattaques évoluent souvent, ce qui signifie que les menaces évoluent. Votre fournisseur RH devrait être vigilant, surveiller l’environnement et apporter des mises à jour régulières aux politiques et technologies. Cela les aide à respecter la conformité, mais cela vous offre aussi une meilleure protection, à vous et à vos employés. Aucune sécurité n’est si solide qu’elle ne sera pas un jour vulnérable, donc des mises à jour régulières des systèmes et processus de sécurité peuvent vous aider à garder une longueur d’avance.

Renseignez-vous sur l’entraînement

Un autre élément clé de la sécurité est la formation, qui s’étend aux membres de votre équipe. Demandez à votre fournisseur RH s’il peut offrir à votre équipe une formation qui l’aidera à aider l’équipe RH. Cela peut inclure une formation sur les types actuels de cybermenaces, comment repérer l’hameçonnage et d’autres tentatives d’ingénierie sociale, ou même comment transférer ou détruire correctement des dossiers.

Améliorer la sécurité avec un fournisseur RH

Dans certains cas, vos données peuvent même être plus en sécurité auprès d’un fournisseur RH. Ils ont de nombreux clients à protéger, donc ils devraient investir dans leur sécurité. Vous, en tant que petite entreprise, n’avez peut-être pas le même budget à consacrer à la sécurité. En collaborant avec un fournisseur RH, vous pourriez porter la sécurité de vos données à de nouveaux niveaux.