5 conseils pour les entreprises américaines qui traitent la paie canadienne (mis à jour en 2020)

Chaque fois qu’une entreprise américaine décide d’embaucher des employés canadiens, il y aura toujours des questions logistiques à régler. L’un des principaux facteurs est le traitement de la paie. Bien que cela puisse sembler une tâche simple et directe, lorsqu’on la met en pratique, de nombreux propriétaires d’entreprise et gestionnaires RH américains découvrent rapidement plusieurs obstacles en chemin. Ces cinq conseils pour les entreprises américaines traitant la paie canadienne aideront à faciliter ces transitions difficiles.

1. En savoir plus sur les lois fiscales canadiennes

S’il y a une chose que vous savez sur le Canada, c’est probablement que le Grand Nord blanc possède un État-providence solide. Cela signifie qu’il existe des programmes sociaux au niveau gouvernemental, auxquels la plupart des travailleurs canadiens contribuent. En conséquence, plusieurs considérations fiscales ne sont pas abordées lors du paiement des employés américains. Vous devrez porter attention à l’impôt sur le revenu tant au niveau provincial qu’au niveau fédéral, ainsi qu’au Régime de pension canadien et à l’assurance-emploi. Certaines provinces demandent même des déductions pour aider à financer les systèmes de santé.

2. Vacances, jours fériés stataux et heures supplémentaires

Dans la plupart des provinces canadiennes, les employés bénéficient de congés payés, qui représentent généralement de quatre à huit pour cent de leur salaire annuel. Ils reçoivent également une paie de congé pour les jours fériés officiels, comme Noël, Pâques, la fête du Travail et la fête du Canada. Toutes les provinces du Canada n’ont pas les mêmes jours fériés statistiques, donc toute entreprise américaine qui traite la paie canadienne devra consulter le calendrier pour voir quels jours fériés doivent être payés dans les provinces où elles opèrent. Pour les heures supplémentaires, les employeurs doivent payer un certain montant au-dessus du salaire régulier de l’employé. Les heures supplémentaires s’appliquent généralement après qu’un employé travaille plus de 40 heures par semaine, mais les règlements provinciaux font des exceptions pour certains emplois. Assurez-vous de vérifier ces règles.

3. Le travailleur autonome est-il vraiment indépendant?

Avec la croissance de l’économie des petits boulots au Canada, de plus en plus de Canadiens se sont tournés vers le travail indépendant. En conséquence, vous pouvez maintenant engager des travailleurs autonomes pour presque n’importe quel poste dans votre entreprise. Cette situation a soulevé certaines questions pour les gouvernements, les travailleurs canadiens et les entreprises qui les emploient. Comment savoir si quelqu’un est vraiment un travailleur autonome? À quel moment sont-ils considérés comme des employés? Les règles sont un peu moins claires au Canada qu’aux États-Unis, où l’IRS définit les deux classifications. Vous devrez quand même porter attention et vous assurer que vos travailleurs canadiens sont correctement classés.

4. Naviguer dans le programme d’indemnisation des travailleurs

Toute entreprise américaine traitant la paie canadienne doit être consciente des différences dans le fonctionnement de l’assurance accidents du travail au nord de la frontière. L’indemnisation des travailleurs au Canada diffère de celle des États-Unis, car elle est gérée par le gouvernement provincial. Si vous avez des employés dans plusieurs provinces, vous devrez vous inscrire à chaque programme provincial. De plus, le processus d’inscription varie d’une province à l’autre, donc il est important d’avoir les bonnes informations. Le non-respect pourrait entraîner des amendes importantes. Si un employé est blessé, le processus peut être long et complexe, surtout si l’employeur n’est pas certain des règles.

5. Prenez le temps de trouver un partenaire fiable

Naturellement, la meilleure façon d’assurer une transition en douceur vers le marché canadien est de faire appel à un partenaire ayant de l’expérience dans toutes les complexités du processus de paie canadien, en ce qui concerne les employeurs américains. Avec le bon partenaire à bord, tout se déroule sans heurts et vous n’aurez jamais à vous demander si vous ne faites pas une erreur de paie. Lorsque vous avez un partenaire de confiance qui travaille pour vous, vous pouvez vous concentrer sur votre activité principale et laisser les questions juridiques et fiscales à leur équipe d’experts. Prêt à commencer le processus? Contactez-nous et découvrez à quel point l’expertise et l’expérience peuvent faire une différence.