Paie 101 : Apprendre la paie canadienne et les impôts (mis à jour en 2021)

Étendre votre entreprise au Canada peut vous aider à accroître votre portée et générer plus de reconnaissance de marque et de revenus. Mais cela signifie aussi qu’il est probable que vous deviez embaucher quelques employés, ce qui signifie que vous devrez comprendre les bases de la paie canadienne et des impôts. Si vous allez embaucher des employés au Canada, vous devrez les payer selon les règles et directives canadiennes sur la paie. Utilisez ce guide pour commencer votre parcours de gestion interne de la paie ou pour mieux comprendre le travail que votre fournisseur canadien de paie devrait faire en votre nom. Téléchargez le guide « Qu’est-ce que vous laissez au hasard en gérant la paie vous-même »

La première étape : mettre en place la paie canadienne

Avant de pouvoir effectuer la paie, vous devez recueillir quelques informations clés auprès de vos employés canadiens. Ils devront vous fournir un numéro d’assurance sociale (NIS), ainsi que remplir les formulaires TD1 fédéraux et provinciaux pour déterminer leurs retenues fiscales. Vous devrez obtenir un numéro d’entreprise auprès de l’Agence du revenu du Canada (ARC). Une fois que vous avez ce numéro, vous pouvez ouvrir un compte de programme de paie pour votre entreprise, dont vous aurez besoin pour verser les déductions fiscales. À la fin de l’année, vous indiquerez combien d’impôt vous avez perçu sur un ticket T4 ou T4A. Vos employés doivent aussi recevoir l’un de ces éléments avant la date limite fixée par l’ARC.

Paie 101 : Les bases des déductions sur la source de la paie au Canada

La gestion de la paie nécessite plus que de simplement rédiger un chèque pour le salaire d’un employé. Vous devez effectuer les déductions obligatoires de la source appropriées. Il y a quelques différences distinctes à considérer entre la paie aux États-Unis et celle au Canada. Par exemple, aux États-Unis, les impôts sont calculés pour le fédéral, l’État, la Sécurité sociale, et plus encore. Au Canada, vous devez calculer le salaire d’un employé, puis effectuer les déductions d’impôt sur la paie appropriées, y compris l’impôt fédéral et provincial. De plus, vous devrez percevoir les cotisations de l’Assurance-emploi (IE) et du Régime de pensions du Canada (RPC). L’ARC détermine le montant d’impôt à percevoir auprès des employés en fonction de leur classification (indiquée dans les formulaires TD1). Les impôts que vous percevez auprès des employés canadiens doivent être versés à l’Agence du revenu du Canada (ARC).

Autres calculs et déductions de la paie

Selon la province où vous opérez, il pourrait y avoir d’autres déductions. Par exemple, la paie des congés. Vous pourriez aussi être obligé de fournir certains jours de congé, comme les jours de deuil. Vérifiez les lois provinciales pour déterminer combien vous devez payer, le cas échéant.

Règlements canadiens sur la paie : Éviter les erreurs de paie

Au Canada et aux États-Unis, les erreurs de transfert de paie pourraient causer des problèmes aux employeurs de toute taille. Même une simple erreur de calcul pourrait entraîner des pénalités de la part de l’ARC, incluant amendes, intérêts et autres frais. Les règlements sur la paie que vous devez respecter au Canada incluent la collecte de déductions précises à chaque période de paie. Les talons de paie que vous fournissez à vos employés doivent clairement indiquer combien vous avez déduit de chaque source de revenu individuelle. Si quelqu’un gagne un salaire de base, plus la commission, vous devez indiquer combien vous avez déduit de chacun. Vous pouvez vérifier combien vous devriez déduire pour l’EI, le CPP et l’impôt sur le revenu en consultant le tableau fiscal provincial ou territorial approprié. Vous pouvez aussi utiliser un calculateur de déduction.

Vérifier s’il y a des exceptions

Les exceptions aux règles rendent la paie canadienne encore plus complexe. Par exemple, les employés de moins de 18 ans ne sont pas admissibles au RPC. Et si un employé a plus de 70 ans, il/elle ne peut pas contribuer au régime de retraite géré par le gouvernement.

Dépassé? Partenaire avec un PEO

Apprendre la paie et les impôts canadiens prend du temps, et de nombreux employeurs internationaux choisissent de sous-traiter la paie et les impôts en s’associant à un organisme professionnel d’employeurs (PEO). Un PEO facilite votre expansion au Canada tout en s’assurant de gérer les employés canadiens de manière conforme.