Avec le monde plus connecté et de plus en plus d’emplois à distance, il n’est pas surprenant que les entreprises américaines recherchent des talents au nord de la frontière, au Canada. Après tout, il y a de nombreux avantages à embaucher un Canadien, notamment des économies de coûts et des compétences variées.
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Bien que les avantages soient clairs, il y a des considérations de conformité et de paie à prendre en compte. Lorsqu’une entreprise américaine embauche des employés canadiens, elle doit respecter toutes les lois canadiennes sur la paie et s’assurer que les travailleurs sont rémunérés conformément aux règles et règlements gouvernementaux actuels sur la paie. Bien que les activités commerciales américaines et canadiennes soient assez similaires, leurs processus de paie sont suffisamment différents pour rendre plus difficile pour une entreprise américaine de gérer la paie canadienne. Les entreprises américaines ont plusieurs options pour payer leurs travailleurs au nord de la frontière — certaines étant meilleures que d’autres.
Comment une entreprise américaine peut-elle payer ses employés canadiens? Il peut essayer de le faire en interne
Une entreprise américaine pourrait penser que l’expansion des opérations commerciales au Canada et la rémunération des travailleurs là-bas est assez similaire à la paie américaine pour s’en occuper seule. Cependant, les lois sur la paie sont strictes et les exigences fiscales diffèrent. Utiliser simplement le même logiciel de traitement de la paie et suivre les échéances et règles américaines va vous causer des ennuis. Vous aurez besoin d’un logiciel de paie canadien pertinent et vous devrez constamment rester à jour avec l’évolution de la législation. Utiliser des informations obsolètes liées à la paie canadienne recueillies il y a seulement quelques mois ne fonctionnera pas — les lois changent trop souvent pour qu’on puisse s’y fier.
Si vous envisagez simplement d’éviter de payer des impôts en classant vos travailleurs canadiens comme travailleurs autonomes, sachez que vous risquez d’être pris et de payer de lourdes amendes et pénalités pour mauvaise classification. Le gouvernement porte une attention particulière aux entreprises qui classent leurs employés comme tels et pourrait examiner de près vos activités commerciales si vous le faites.
Si vous êtes une entreprise américaine qui paie des employés canadiens en interne, vous devrez le faire légalement. Cela signifie établir une présence au pays, mettre en place l’infrastructure d’assurance et bancaire pertinente, ouvrir un compte de paie et apprendre les lois sur la paie et la classification des employés. Plus que simplement rédiger un chèque pour les heures travaillées, vous devrez aussi calculer les bonnes déductions fiscales et autres contributions, ainsi que remettre ces retenues aux bons responsables gouvernementaux à temps. Ça semble trop compliqué ou risqué? Vous avez d’autres options à considérer.
Externaliser à un fournisseur de paie
Les fournisseurs de paie offrent des services de paie aux Canadiens rémunérés par des entreprises américaines. Lorsque vous sous-traitez le traitement de votre paie canadienne à un fournisseur de paie, vous pouvez vous débarrasser de la conformité et la confier aux experts canadiens. Vous pouvez compter sur le fournisseur de paie que vous engagez pour s’occuper des calculs de paie, des classifications, des talons de paie, des déclarations fiscales et de toute la paperasse liée à la gestion de la paie. Cela peut aider à garantir que votre paie pour les employés canadiens est toujours exacte et légale.
Engagez un employeur de référence : Les principaux fournisseurs de la paie au Canada pour les entreprises américaines
Votre dernière option est de faire appel à un employeur d’enregistrement (EOR) pour la paie et la conformité au Canada. Cette option est idéale si vous n’êtes pas encore prêt à établir une présence canadienne ou si vous souhaitez payer vos employés à distance. Lorsque vous engagez un EOR, vos employés deviennent la responsabilité légale de l’EOR, et l’entreprise s’occupera de toutes les tâches administratives liées au paiement de vos travailleurs canadiens. Au-delà de ce qu’offre un fournisseur de paie, un employeur responsable peut aussi s’occuper de l’administration des prestations, des ressources humaines, de la santé et sécurité, et plus encore. De plus, vous pouvez accéder à l’infrastructure de l’EOR, donc vous n’avez pas à établir votre propre présence dans le pays.
Lorsqu’il s’agit d’entreprises américaines, elles doivent s’assurer que leurs nouveaux employés du nord de la frontière sont rémunérés légalement et adéquatement par la législature canadienne. Vous pouvez essayer de vous y prendre seul, mais c’est risqué si vous ne connaissez pas les lois canadiennes sur la paie. Vous pouvez externaliser leur traitement de la paie à un fournisseur de services de paie, mais le risque de non-conformité restera ultimement sur vos épaules. Enfin, vous pouvez travailler avec un employeur officiel comme , qui prendra en charge la responsabilité légale et les risques liés à l’embauche des employés canadiens de votre entreprise, tout en offrant une grande variété de services de paie, de conformité et RH.
