Si vous avez déjà travaillé à l’expansion d’une entreprise, il ne sera pas surprenant qu’il y ait plusieurs choses à considérer. Pouvez-vous vendre ce produit à l’endroit d’entrée que vous avez choisi? Faudra-t-il ouvrir une succursale, ou est-ce le temps de créer une filiale? Aurez-vous besoin d’embaucher des employés, et si oui, comment?
Si vous avez répondu « oui » à la dernière question, alors vous devrez aussi effectuer la paie. Comme vous le savez déjà, la gestion de la paie varie d’un pays à l’autre. Selon l’endroit où vous êtes, cela peut même changer d’une province à l’autre ou d’un État à l’autre.
Aux États-Unis, il faudrait peut-être même prêter attention à un troisième niveau de gouvernement en ce qui concerne la gestion de la paie. Les gouvernements locaux et municipaux ont parfois des lois en vigueur qui peuvent faire de grands changements pour les employeurs.
Alors, comment faites-vous la paie aux États-Unis? Si vous vous posez cette question, ce guide est fait pour vous. Il couvre les bases de la paie aux États-Unis, ainsi que certains détails plus fins. Avec cela en main, vous serez bien placé pour commencer à payer vos nouveaux employés américains de la bonne façon.
US Payroll 101 : Les bases
En surface, la gestion de la paie américaine ressemble assez à celle d’autres pays. Vous devrez ouvrir un compte auprès de l’IRS. Vous recueillerez ensuite des informations auprès de vos employés, notamment :
- Nom et numéro de sécurité
- sociale Adresse actuelle
- Profession
Vous devrez aussi remplir le formulaire W-4. Ce formulaire vous autorise à percevoir et à retenir l’impôt sur le revenu au nom de l’employé. Il existe différentes méthodes de retenue d’impôt, afin que l’employé puisse vous indiquer quelle méthode il souhaite que vous utilisiez. Vous aurez besoin de ce formulaire avant qu’un nouvel employé commence à percevoir un salaire.
Une fois les documents remplis, votre nouvel employé peut commencer à travailler. Vous devrez calculer ses informations salariales pour chaque période de paie sur le calendrier. Pour un employé payé un salaire, cela inclut le salaire qu’il gagne par période de paie. Pour un employé payé à l’heure, ce serait les heures travaillées multipliées par son salaire horaire.
Calcul des retenues d’impôt
sur le revenuC’est ici que la paie américaine commence à devenir un peu plus complexe. Une fois que vous avez calculé les revenus d’un employé, vous devrez aussi tabular ses retenues à la source et autres déductions.
Pour ce faire, vous devrez savoir approximativement combien ils gagnent par année. Cela détermine leur tranche d’imposition. L’IRS fournit des tableaux, ce qui vous permet de déterminer le taux approprié de retenue à la source pour chaque employé. Vous calculerez ensuite combien d’impôt fédéral sur le revenu retenir au nom de l’employé.
Vous vous souvenez du W-4 et des différentes méthodes de retenue d’impôt? Cela vous indique essentiellement s’il faut être prudent avec les retenues ou non. Avec la méthode conservatrice, vous pouvez utiliser un taux d’imposition plus élevé et retenir davantage un employé tout au long de l’année. Cela augmente leurs chances d’obtenir un remboursement ou, du moins, de ne plus avoir à payer quoi que ce soit à l’IRS d’ici le 15 avril.
Certains employés choisissent de ne pas utiliser cette méthode. Ils préfèrent garder plus d’argent dans leur poche, bien qu’ils puissent devoir payer un impôt supplémentaire en avril.
Autres déductions
L’impôt sur le revenu n’est pas la seule déduction que vous devrez faire sur les chèques de paie de vos employés. Vous devrez aussi faire des déductions pour la Sécurité sociale et l’assurance-maladie.
Ces déductions représentent une franchise entre l’employeur et l’employé. Les taux actuels pour la Sécurité sociale et Medicare sont respectivement de 12,4% et 2,9%. Cela se répartit entre l’employeur et l’employé. Vous déduirez les montants des employés de la paie. L’autre moitié devra provenir du compte de l’entreprise.
Vous pourriez aussi devoir déduire d’autres montants du chèque de paie de l’employé. Si vous offrez une assurance maladie ou d’autres prestations qui incluent une partie de quote-part, ces montants seront prélevés sur les revenus de l’employé. Il en va de même pour les cotisations à un régime de retraite.
Vous pourriez aussi devoir faire des déductions pour l’assurance accidents du travail et les programmes d’assurance-emploi.
Règles provinciales et locales
En plus des déductions fédérales, vous devrez aussi consulter les lois de l’État où vous opérez. Si vous avez des bureaux et des employés dans plusieurs États, vous pourriez avoir à faire face à plusieurs règles différentes. Comme mentionné plus tôt, certaines villes et gouvernements locaux peuvent aussi avoir des lois qui exigent que vous retiez sur le chèque de paie d’un employé.
L’impôt sur le revenu de l’État est la déduction la plus courante. Il peut aussi y avoir des programmes sociaux d’État. Certains États demandent aux employeurs de couvrir la totalité du coût de l’assurance-chômage, tandis que d’autres l’imposent comme un ticket modéré entre employeur et employé.
Salaires minimums, tenue de registres, et plus encore
Vous devrez aussi consulter les lois à plusieurs niveaux pour vous assurer que vous respectez les règles concernant le salaire minimum et plus encore. La Loi fédérale sur les normes équitables du travail établit des règles pour les salaires minimums, bien que la loi provinciale puisse fixer le minimum au-dessus du salaire minimum fédéral.
Il en va de même pour les exigences de tenue de registres. La FLSA exige que les employeurs tiennent de bons dossiers de paie, mais certains États peuvent exiger que vous remettez des talons de paie.
Il existe aussi des règles concernant les heures supplémentaires. La FLSA vient tout juste d’être révisée pour rendre plus d’employés admissibles aux heures supplémentaires. La loi provinciale peut aussi annoncer de grands changements. La Californie en est un excellent exemple. Au début de 2020, l’État a introduit une nouvelle loi qui a reclassé de nombreux travailleurs autonomes et contractuels comme employés. En retour, les employeurs seraient responsables d’offrir des avantages sociaux, de l’assurance maladie et de se conformer à d’autres règles.
Règles concernant les envois de fonds
Peut-être que la partie la plus difficile de la paie aux États-Unis est de suivre les envois de fonds. Le calendrier de l’IRS pour l’envoi des retenues sur la paie peut être assez exigeant. Si vos envois trimestriels dépassent un certain montant, vous pourriez vous retrouver sur le calendrier de transferts de fonds semi-hebdomadaires.
Cela signifie que vous envoyez des envois de fonds à l’IRS deux fois par semaine, en plus de la paperasse que vous devez faire pour produire ces transferts.
Restez un pas en avance avec la bonne aide
Si toutes ces informations vous semblent un peu intimidantes, ne vous inquiétez pas. Si vous vous demandez s’il existe une façon simple de gérer la paie aux États-Unis, il y a une bonne nouvelle.
Travailler avec le bon partenaire peut vous aider à gérer tous les détails de votre paie américaine. Grâce à leur expertise, vous pouvez être certain que vos employés seront payés à temps et correctement à chaque période de paie. Vous pouvez aussi être certain de rester à jour avec les envois de fonds et autres documents.
Enfin, un partenaire vous aidera aussi à surveiller et à gérer votre conformité. Alors que les lois sur la paie et l’emploi continuent d’évoluer, avoir un fournisseur américain de paie compétent pourrait faire toute la différence.
