conformité de la main-d’œuvre protège les organisations contre l’exposition juridique et les perturbations coûteuses. Mais à mesure que le travail évolue, la gestion de la conformité devient de plus en plus difficile.
Un impressionnant 85% des entreprises estiment que la conformité n’a jamais été aussi complexe, selon un sondage de PwC. Une grande partie de cette complexité provient de la façon dont le travail lui-même a évolué. L’emploi à distance et transfrontalier fait désormais partie intégrante de nombreuses organisations, mais les cadres juridiques, fiscaux et d’emploi qui les régissent ont eu du mal à suivre. Cela s’aligne avec les recherches de KPMG, qui soulignent que plusieurs des arrangements de travail transfrontaliers actuels « ne correspondent plus aux modèles traditionnels » conçus pour engager des talents internationaux.
Pour protéger leur entreprise, les organisations doivent faire évoluer leurs systèmes pour gérer la complexité du travail transfrontalier. La première étape consiste à comprendre les facteurs qui façonnent la conformité.
Qu’est-ce que la conformité de la main-d’œuvre transfrontalière?
La conformité de la main-d’œuvre transfrontalière est le processus de respect des obligations légales et réglementaires qui s’appliquent chaque fois qu’une organisation engage des travailleurs à travers différentes juridictions. Ces juridictions ne se limitent pas aux frontières nationales. Elles peuvent aussi inclure différents États, provinces ou territoires, chacun ayant ses propres exigences.
La conformité n’est pas non plus un exercice ponctuel. Les lois sur l’emploi et la fiscalité évoluent, et de nouvelles lois ou accords internationaux peuvent remodeler les obligations d’une organisation. Rester conforme exige que les organisations surveillent ces changements et adaptent leurs processus à mesure que la réglementation évolue.
Cela dit, les programmes de conformité devraient être construits autour de ces domaines clés :
- Classification des travailleurs
- Droit de l’emploi
- Gestion continue de la conformité
Chaque partie s’appuie sur celle qui la précède. La classification établit la position juridique, le droit du travail définit les obligations, et la gestion continue maintient l’arrangement conforme au fil du temps.
Détermination de la classification des travailleurs Chaque
engagement transfrontalier commence par une seule décision : ce travailleur est-il un employé ou un travailleur autonome? Cela semble simple, mais cette décision détermine quelles lois s’appliquent, qui est responsable des obligations fiscales et de paie, et quels droits le travailleur a droit.
C’est pourquoi la classification des travailleurs est le point de départ pour la conformité de la main-d’œuvre. Chaque obligation qui en découle repose sur la prise de décision correcte.
Le défi est qu’il n’existe pas de test universel pour la classification des travailleurs. Un travailleur qui peut légitimement être engagé comme travailleur autonome dans une juridiction peut devoir être traité comme un employé dans une autre. Les organisations qui engagent des talents transfrontaliers doivent donc évaluer chaque engagement selon les règles qui s’appliquent là où le travail est effectué, plutôt que de se fier à des hypothèses ou à une politique interne.
Employés contre
autonomes Pour des fins de classification, un employé travaille au sein de l’organisation et sous sa direction, tandis qu’un travailleur indépendant exploite une entreprise distincte et conserve le contrôle sur la manière dont le travail est effectué. Cette distinction détermine si les protections de l’emploi s’appliquent et qui porte les obligations fiscales associées.
Pourquoi un contrat ne détermine pas la classification
Un contrat peut décrire quelqu’un comme un employé ou un travailleur autonome, mais l’étiquette seule a peu de poids. Les autorités examinent comment la relation fonctionne en pratique. Par exemple, si le travailleur agit comme faisant partie de l’entreprise, l’engagement peut être traité comme un emploi, peu importe ce que dit l’entente.
Respecter les lois locales du travail
Le droit du travail régit les droits et obligations qui découlent tout au long de la relation de travail. Les exigences spécifiques varient selon les juridictions. Avant d’embaucher au-delà des frontières, les organisations doivent être en mesure de répondre à ces questions :
- Comment le contrat de travail devrait-il être structuré?
- Quels salaires, avantages et cotisations de l’employeur sont légalement requis?
- Quels droits de congé les employés doivent-ils recevoir?
- Quels droits et protections en milieu de travail s’appliquent?
- Quelles obligations de santé et de sécurité a l’employeur?
- Quelles règles s’appliquent lors de la fin de la relation d’emploi?
- Les clauses de non-concurrence ou de non-sollicitation sont-elles applicables?
Étude de cas : Droit du travail canadien vs américain
Comparer le Canada et les États-Unis souligne que les employeurs ne peuvent pas supposer que les politiques, exigences de paie ou contrats utilisés dans une juridiction resteront conformes dans une autre.
| Canada | États-Unis | |
| Les employés ont généralement droit à un avis de résiliation ou à un paiement en substitution. | L’emploi à volonté est courant, permettant à l’une ou l’autre des parties de mettre fin à la relation d’emploi. | |
| Congés | payés Les employeurs déduisent l’impôt sur le revenu, les cotisations de pension et les primes d’assurance-emploi. | Les employeurs retiennent l’impôt fédéral sur le revenu, la Sécurité sociale et l’assurance-maladie. |
| Congé parental | Les congés payés minimums et autres droits sont établis par la législation sur les normes d’emploi. | Il n’existe aucune exigence fédérale de congés payés. |
| Accords de non-concurrence | Généralement examinés de près par les tribunaux, certaines provinces interdisant la plupart des contrats de non-concurrence des employés. | L’applicabilité dépend de la loi provinciale, avec des variations importantes selon les juridictions. |
La comparaison ci-dessus reflète de larges différences nationales, mais le droit du travail s’applique rarement uniquement au niveau national. Les États et provinces instaurent souvent leurs propres exigences, créant des obligations supplémentaires de conformité pour les employeurs.
Aux États-Unis, par exemple, le Code californien des affaires et professions rend généralement nulles les ententes de non-concurrence des employés, tandis que les lois de la Floride permettent aux tribunaux d’appliquer des restrictions raisonnables qui protègent un intérêt commercial légitime.
Les provinces canadiennes adoptent aussi des approches différentes. La Loi sur les normes d’emploi de l’Ontario interdit la plupart des ententes de non-concurrence des employés. Le Code civil du Québec les autorise lorsqu’elles sont rédigées et limitées à ce qui est nécessaire pour protéger les intérêts légitimes de l’employeur.
La leçon ici, c’est que la conformité est complexe, même lorsqu’il s’agit de lois du travail dans le même pays. C’est pourquoi les organisations s’associent souvent à des spécialistes locaux de l’emploi qui possèdent l’expertise réglementaire et la compréhension locale pour relever les défis de conformité. Le Payroll Edge, par exemple, aide les entreprises à engager les talents canadiens de manière conforme et efficace.
Gestion continue
de la conformité La conformité ne devrait jamais être considérée comme complète. À mesure que la réglementation et les engagements des travailleurs évoluent, les organisations peuvent ne plus se conformer si elles ne prennent pas des mesures proactives pour surveiller et adapter leurs programmes de main-d’œuvre. Rester conforme exige donc une surveillance continue. Cela inclut généralement :
- Attribution de la propriété : Faites en sorte que des équipes ou des individus spécifiques soient responsables de la surveillance des enjeux de conformité et d’une action en conséquence.
- Tenue de dossiers précis : Gardez les contrats et la documentation requise de la main-d’œuvre à jour et défendables.
- Surveillance des risques de conformité : Examinez les arrangements des travailleurs lorsque les rôles ou conditions de travail changent.
- Corriger les problèmes tôt : Mettez à jour les contrats, politiques ou modalités de travail lorsqu’une révision identifie une lacune de conformité.
- Suivi des évolutions réglementaires : Évaluez comment les changements juridiques affectent les travailleurs dans chaque juridiction.
La manière dont l’externalisation des RH soutient la construction et le maintien de la conformité transfrontalière
nécessitent des connaissances spécialisées, une infrastructure locale et une supervision continue. Pour de nombreuses organisations, développer ces capacités à l’interne n’est ni pratique ni nécessaire.
Au lieu de cela, les employeurs s’associent souvent à des fournisseurs qui soutiennent différents aspects du cycle de vie de l’emploi. Selon leurs besoins, cela peut inclure un employeur responsable (EOR), un agent de dossier (AOR), un partenaire de paie ou une organisation professionnelle d’employeurs (PEO). Chaque modèle répond à différentes responsabilités de conformité, permettant aux organisations d’accéder à l’expertise locale sans développer elles-mêmes ces capacités.
Un EOR, par exemple, est une organisation tierce qui emploie légalement un employé au nom d’une autre entreprise. En revanche, un AOR sert à engager des travailleurs indépendants et à gérer des facteurs tels que la classification, l’intégration et le paiement en leur nom. En gérant les tâches clés de conformité, le bon EOR ou AOR simplifie considérablement les engagements de talents transfrontaliers.
Comment The Payroll Edge soutient l’embauche conforme au Canada
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FAQ
1. Quand un travailleur devrait-il être classé comme employé ou travailleur autonome?
En général, un travailleur devrait être classé comme employé lorsque l’organisation contrôle la façon dont le travail est effectué et que le travailleur opère dans le cadre de l’entreprise. Il peut être un travailleur autonome lorsqu’il gère sa propre entreprise et décide comment effectuer le travail.
2. En quoi la classification des travailleurs et le droit du travail diffèrent-ils entre le Canada et les États-Unis?
Le Canada et les États-Unis appliquent des critères de classification et des règles d’emploi différents, et ces règles peuvent aussi varier selon la province ou l’État. Les exigences concernant la résiliation, la paie, les congés payés et les clauses de non-concurrence doivent donc être vérifiées dans chaque endroit.
3. À quelle fréquence la conformité transfrontalière doit-elle être révisée?
La conformité transfrontalière devrait être révisée chaque fois que les lois du travail changent ou que le rôle ou les modalités de travail d’un travailleur changent. Les examens réguliers aident à identifier les problèmes avant qu’ils ne deviennent des risques de conformité.
4. Quels sont les risques de mauvaise classification des travailleurs?
La mauvaise classification des travailleurs peut entraîner des amendes, des arriérés d’impôts, des salaires impayés, des demandes d’avantages sociaux et des litiges juridiques. Cela peut aussi nuire à la réputation d’une organisation et générer des coûts administratifs inutiles.
5. Comment The Payroll Edge peut-elle aider mon organisation à embaucher des travailleurs au Canada?
The Payroll Edge peut agir comme employeur de dossier ou agent de dossier au Canada, aidant les organisations à engager les travailleurs selon la bonne organisation. Notre équipe peut gérer les contrats, la paie, les déductions statutaires, les contributions de l’employeur et les dossiers requis.
